TMS i telematyka - sztuka integracji
Everest Logistics Services to firma specjalizująca się w planowaniu i organizacji logistycznego łańcucha dostaw. Oferuje usługi transportowe, posiada magazyny.
Projektując obsługę logistyczną dostosowaną do specyfiki i wymagań klientów używa zaawansowanych narzędzi informatycznych. Rola TMS (Transportation Management System) oraz telematyki jest tu nie do przecenienia. Zwłaszcza, że oba rozwiązania zintegrowano, co przyniosło wymierne korzyści.
Elastyczność, przejrzystość rozliczeń, kompleksowość obsługi, jakość i terminowość – to cechy które dla skuteczności działania mają olbrzymie znaczenie. TMS umożliwia np. automatyzację procesów związanych z wyborem przewoźnika, planowaniem tras i monitorowaniem przesyłek, przyspiesza alokację zleceń. Z kolei telematyka pozwala np. na raportowanie przebiegów i monitorowanie pojazdów, ale również na stosowanie ETA (Estimated Time of Arrival), który umożliwia przewidzenie czasu przybycia przesyłki do miejsca przeznaczenia. Tobiasz Wąsowski, Managing Partner & Founder, CEO, Everest Logistics Services podkreśla, jak ważnym z punktu widzenia firmy jest to, by sprawnie połączyć oba systemy. – Wymiana informacji między zarządzającymi transportem, a kierowcą, wprowadzanie danych, weryfikacja kontrahenta, przesłanie adresu do kierowcy itp. To wszystko musi współgrać, a integracja pozwala przyspieszyć te procesy – zaznacza. A jak to działa? – prezentowano podczas specjalnie przygotowanego webinaru.
Czym jest integracja?
Wojciech Filipiak, Associate Manager Sales Engineering, Webfleet (dostawca telematyki) podkreśla, znaczenie integracji, wyjaśniając istotę samego pojęcia. – Oznacza połączenie systemów informatycznych, proces łączenia narzędzi, platform różnego typu. Pozwala na automatyczne przesyłanie danych i usprawnia zarządzanie transportem. W naszym przypadku to TMS oraz telematyka. Systemy wyposażone są w specjalne interfejsy umożliwiające tę integrację – mówi W. Filipiak.
T. Wąsowski (Everest Logistics Services) zaznacza, jak istotne było znalezienie opcji połączenia obu systemów. W TMS mowa o zleceniach, kontrahentach itp. z kolei w telematyce chodzi o dane na temat położenia, parametrów… Wśród danych przekazywanych z telematyki do TMS mogą być np.: pozycja pojazdu, prędkość, przebieg; status zlecenia, czas jazdy / pracy / odpoczynku kierowcy; poziom paliwa, temperatura przestrzeni ładunkowej, ale również informacje o stylu jazdy danego kierowcy i stanie technicznym pojazdu.
Wyzwania branżowe
Alicja Paczka, kierownik ds. sprzedaży i wdrożeń, Spedtrans/Maciosoft (dostawca TMS) zaznacza, że współczesne systemy TMS to w istocie swoiste centra dowodzenia całymi firmami transportowymi. Mają wspierać wszystkie procesy. – Dzisiaj najbardziej wartościową „walutą” są … informacje, a systemy informatyczne pozwalają je uzyskiwać i umożliwiają optymalne wykorzystanie – dodaje A.Paczka wyjaśniając przy tym, że integracja TMS oraz telematyki ma właśnie służyć temu celowi.
O tym, że coraz trudniej wyobrazić sobie funkcjonowanie firm sektora TSL bez narzędzi informatycznych mówi też T. Wąsowski (Everest Logistics Services) przypominając również kluczowe wyzwania jakie stoją przez współczesnymi firmami tego sektora. Wspomina, że zanim doszło do integracji, spedytorzy funkcjonowali niejako pomiędzy dwoma systemami. – Podejmowanie decyzji w spedycji to niezwykle ważny proces. Kto nie zetknął się z problemami w kontaktach w kierowcą, kto nie doświadczył przysłowiowego „wiszenia na telefonach”? Sprawna wymiana informacji począwszy od wprowadzenia zlecenia, poprzez weryfikację klienta pod kątem rzetelności, aż po przekazanie kierowcy danych nt. adresów – to klucz do szybkiego, a zarazem efektywnego działania – dodaje T. Wąsowski.
Wśród podstawowych wyzwań przed integracją wymienia m.in. rozproszenie danych (informacje o pojazdach, trasach i zleceniach przechowywane w różnych systemach), a w konsekwencji spowolnione procesy (większe ryzyko błędów / brak pełnej widoczności floty w czasie rzeczywistym – utrudniona optymalizacja tras i ograniczona możliwość szybkiej reakcji w sytuacjach kryzysowych). Dochodzą do tego dość oczywiste problemy wynikające z ręcznego planowania tras (wyższe koszty i ograniczona efektywność procesów), a wszystko to odbywa się w czasie, gdy mamy do czynienia z rosnącymi oczekiwaniami ze strony klientów (wymaganie natychmiastowych aktualizacji i pełnego monitoringu dostaw).
Jak to działa?
Cel integracji wydaje się jasny, dane z urządzeń telematycznych (GPS, tachografów, czujników) są przesyłane do systemu TMS, który integruje je z danymi o zleceniach i trasach. Daje to menedżerom logistyki spójny obraz aktualnej sytuacji, praktycznie eliminując potrzebę pracy w wielu systemach. – Zlecenie z TMS-a jednym kliknięciem „wędruje” do telematyki – podsumowuje T. Wąsowski (Everest Logistics Services).
Po to jednak, aby zrealizować to zadanie, należy wykonać szereg działań. W. Filipiak (Webfleet) zwraca na uwagę na to, że już zanim zacznie się pisanie oprogramowania pozwalającego na wymianę danych, użytkownik TMS-a musi zdefiniować rzeczywiste potrzeby. – Czego naprawdę oczekujemy, co chcemy mieć? – to pytania na które trzeba odpowiedzieć. Bywa, że wcale nie jest to takie proste. Zaznacza to m.in. A. Paczka (Spedtrans/Maciosoft). Jak wynika z wieloletniej praktyki wdrożeniowej tej firmy, wprawdzie zawsze jest jakaś baza, jednak w istocie rzeczywista funkcjonalność TMS jest możliwie dokładnie dopasowywana do potrzeb konkretnego użytkownika. – Bywa, że nawet duzi gracze rynkowi mają problemy ze sprecyzowaniem swych potrzeb. My z danym klientem wypracowujemy model, w kolejnym etapie „wchodzimy w szczegóły”. Następnie przychodzi część związana z detalami technicznymi (dostęp do danych itp.) – mówi A. Paczka zaznaczając, iż firmy transportowe pozornie wyglądają tak samo, jednak w istocie są inne wewnętrznie. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie tej specyfiki.
Na temat samej integracji mówi też T. Wąsowski (Everest Logistics Services).
– Chciałem aby realizować to dwutorowo. Aby działać tak, jak dotychczas, a z drugiej strony aby miękko „wchodzić” w nowe rozwiązanie. To sprawiło, że było od razu widać korzyści jakie uzyskujemy. Konkretnie chodzi o minimalizowanie czasu przeznaczanego na realizację poszczególnych procesów. Zresztą, w czasie samego wdrożenia pojawiały się kolejne propozycje... – dodaje T. Wąsowski
Długa lista korzyści
Integrację systemów robi się po to, aby uzyskać policzalne korzyści operacyjne, a w konsekwencji również finansowe. A. Paczka (Spedtrans/Maciosoft) podkreśla, że w efekcie owej integracji zyskują zarówno spedytorzy, jak i sami kierowcy.
T. Wąsowski (Everest) przywołuje w tym miejscu dane mówiące o tym, w jakim stopniu integracja wpłynęła na poszczególne procesy. A zatem, np. planowanie tras następuje o ponad jedną trzecią szybciej, niż miało to miejsce przed integracją, a o 40 proc. krótszy jest czas rozliczeń kierowców. Integracja przyczyniła się również do zmniejszenia (o ponad połowę), błędów administracyjnych. Widoczność floty w czasie rzeczywistym wpłynęła w znaczący sposób na zmniejszenie opóźnień (T. Wąsowski szacuje je na 25 proc.), a o 40 proc. zmniejszyła się ilość rzeczywistych połączeń telefonicznych z kierowcami. Mniej więcej o jedną czwartą przyspieszyła natomiast szybkość reakcji na zdarzenia losowe. Wzrost efektywności całej organizacji szacowany jest na ok. jedną piątą.
T&M nr 12/2026
Tekst: Michał Jurczak
Add comment