Aby kasa nie zostawała za granicą

Wielu przedsiębiorców z branży transportowej wciąż nie wykorzystuje jednej z legalnych form optymalizacji finansowej – zwrotu zagranicznego VAT-u.

Tymczasem odpowiednie działania mogą przynieść przewoźnikom realne oszczędności sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy euro rocznie.

VAT (Value Added Tax) to odpowiednik polskiego podatku od towarów i usług. W krajach Unii Europejskiej oraz niektórych spoza UE (np. Wielkiej Brytanii, Norwegii czy Szwajcarii) firmy transportowe, które dokonują zakupów związanych z działalnością, mogą ubiegać się o jego zwrot.

Za co przewoźnik może odzyskać VAT?

Najczęściej pośrednicy wspierający firmy transportowe przy załatwianiu zwrotu VAT wskazują, że ten zwrot dotyczy m.in. opłat drogowych, paliwa, AdBlue, serwisu pojazdów, części zamiennych i usług parkingowych.

Marcin Dylewski (Diesel 24 International) i Justyna Krysiak, kierownik operacyjny Działu VAT w E100 dodają, że w wybranych krajach można również ubiegać się o zwrot VAT za noclegi, czy posiłki w restauracjach.

Szczególnie korzystne możliwości dają tu m.in. Francja, Niemcy i Wielka Brytania.

– Oczywiście pod warunkiem, że wszystkie wydatki są odpowiednio udokumentowane fakturami – przestrzega Justyna Krysiak. – Przewoźnicy często nie zdają sobie sprawy, jak szeroki zakres kosztów podlega zwrotowi – warto to każdorazowo skonsultować z opiekunem.

Paweł Andrzejewski, dyrektor sprzedaży Polska Edenred Finance, wśród kosztów, za które można odzyskać VAT wymienia jeszcze wydatki reprezentacyjne, usługi cateringowe, komunikacyjne i koszty telekomunikacyjne.

Carlos Montano, marketing & brand manager OnTurtle zwraca uwagę, że VAT od usług nabytych w innych państwach członkowskich UE zazwyczaj podlega mechanizmowi odwrotnego obciążenia (reverse charge), dlatego nie podlega bezpośredniemu zwrotowi.

Agnieszka Wilczkowska, wiceprezes firmy Transtax uzupełnia listę o wynajem środków transportu, a nawet opłaty za wstęp na targi czy wystawy.

VAT Polska dodatkowo wskazuje na usługi profesjonalne (karty paliwowe, abonamenty GPS itp.).

Ile można zaoszczędzić?

Według Mateusza Dzięcioła (Biuro Rachunkowe Piątka – Piotr Dzięcioł) oszczędność tytułem zwrotu VAT mieści się w granicach od 15-20 proc. wydanej kwoty na paliwo czy inne koszty.

Marcin Dylewski (Diesel 24 International) podkreśla, że choć nie da się wskazać konkretnej kwoty bez znajomości skali operacji firmy, to korzyści ze zwrotu VAT są oczywiste:

- odzyskany VAT to środki, które można ponownie wykorzystać w firmie – na paliwo, wynagrodzenia, leasingi,

- lepsza płynność finansowa – zwłaszcza dzięki przyspieszonym formom rozliczenia,

- oszczędność czasu i zasobów – nie trzeba angażować działu księgowego wewnątrz firmy.

– Z naszego doświadczenia wynika, że firmy posiadające ponad 100 pojazdów niemal zawsze wybierają przyspieszony zwrot VAT, bo to po prostu się opłaca – dodaje Marcin Dylewski.

Według Justyny Krysiak (E100) skala oszczędności zależy od kraju i rodzaju wydatków, ale zwroty mogą sięgać nawet 27 proc. poniesionych kosztów.

– Udostępniliśmy klientom prosty kalkulator zwrotów na naszej stronie – dodaje przedstawicielka E100. – Wystarczy podać dane, by oszacować możliwy zwrot VAT.

Paweł Andrzejewski (Edenred Finance) zwraca uwagę, że można odzyskać całość lub część standardowej stawki VAT, w zależności od przepisów właściwego organu podatkowego. Standardowe stawki VAT w Europie różnią się znacznie, od 8,1 proc. w Szwajcarii do nawet 27 proc. na Węgrzech – najwyższej stawki w Europie.

Carlos Montano (OnTurtle) wskazuje, że oszczędności zależą od wielkości wydatków i kraju, ale mogą wynosić kilka tysięcy euro rocznie dla flot działających w wielu krajach. Na przykład odzyskanie VAT od paliwa w Niemczech, Francji czy we Włoszech może stanowić od 10 proc. do 21 proc. całkowitych kosztów, w zależności od rodzaju usługi i wartości faktury.

Agnieszka Wilczkowska (Transtax) ujawnia, że najwięcej podatku VAT firma odzyskuje z Niemiec, Austrii i Francji, ale największe stawki podatkowe VAT obowiązują na Węgrzech 27 proc., w Szwecji 25 proc., czy w Grecji 24 proc.

Przedstawiciele VAT Polska podają konkretny przykład: na każde 1.000 euro wydane na paliwo, firmy mogą odzyskać średnio 165 euro podatku VAT – choć może się to różnić w zależności od obowiązujących stawek VAT w poszczególnych krajach.

Jaka jest procedura?

– Procedura zwrotu VAT z innych państw UE na podstawie dyrektywy 2008/9/WE polega na tym, że polski podatnik VAT składa w polskim urzędzie wniosek VAT-REF (do 30 września roku następującego po okresie, którego dotyczy zwrot) – samodzielnie lub przez pełnomocnika – tłumaczy Mateusz Dzięcioł (Biuro Rachunkowe Piątka – Piotr Dzięcioł).

– Polska administracja przekazuje wniosek właściwemu organowi tego państwa. Minimalne kwoty to równowartość 400 euro VAT/kraj dla okresów krótszych niż rok i 50 euro dla wniosku rocznego. Zagraniczny urząd ma zasadniczo cztery miesiące na decyzję i przelew środków na wskazane konto. Najkrótszy okres, za który można złożyć wniosek to kwartał, a najdłuższy – rok kalendarzowy. Nie ma procedur administracyjnych, które umożliwiałyby przyspieszenie zwrotu. Tryb przyspieszony, który oferujemy zarówno my, jak i inne firmy zajmujące się zwrotem podatku VAT polega na tym, że zwrot VAT pomniejszony o prowizję wypłacany jest klientowi przez pełnomocnika z jego własnych środków, zanim jeszcze zagraniczny urząd wyda decyzję o zwrocie; zwrot kierowany jest następnie na rachunek pełnomocnika i to on czeka na jego wpływ. W przypadku zwrotu VAT spoza UE procedura jest regulowana przez wewnętrzne przepisy podatkowe tych krajów.

Marcin Dylewski (Diesel 24 International) zwraca uwagę, że czas oczekiwania na zwrot VAT w praktyce zależy od kraju, urzędu oraz poprawności dokumentów. Przykładowo w Austrii VAT potrafi wrócić nawet po 2 tygodniach, a w Niemczech procedura może potrwać 8–9 miesięcy.

Na szybkość mają wpływ: obciążenie lokalnych urzędów, jakość dokumentów, forma prawna przewoźnika, a także doświadczenie w składaniu wniosków.

Paweł Andrzejewski (Edenred Finance) podkreśla, że można uzyskać zwrot całości lub części VAT, jeśli firma spełnia wszystkie kryteria związane ze statusem i działalnością gospodarczą oraz jeśli transakcje zakupu spełniają poniższe warunki:

– Płacisz VAT w kraju siedziby firmy

– Nabyłeś produkty lub usługi w jednym z wymienionych 31 krajów europejskich

– Zakupione produkty lub usługi są przeznaczone na potrzeby działalności Twojej firmy

– Nie prowadzisz żadnej działalności gospodarczej w krajach, w których ubiegasz się o zwrot VAT

– Nie posiadasz oficjalnych przedstawicielstw w krajach, w których ubiegasz się o zwrot VAT

– Otrzymujesz faktury i paragony wystawione w imieniu swojej firmy.

– Aby odzyskać VAT od opłat drogowych w krajach europejskich, ważne jest, aby faktury i paragony zawierały wszystkie dane firmy – mówi Paweł Andrzejewski. – Faktury muszą zawierać pełną nazwę firmy, kod VAT i adres rejestracyjny, a paragony muszą zawierać kod VAT sprzedawcy, jego nazwę, adres i kwotę podatku VAT.

Carlos Montano (OnTurtle) zwraca uwagę, że w niektórych krajach wnioski można składać także półrocznie, a terminy składania dokumentów różnią się w zależności od kraju: w państwach UE jest to zazwyczaj do 30 września roku następującego po roku rozliczeniowym, ale w Norwegii do 30 czerwca, a w Wielkiej Brytanii – do 31 grudnia (I półrocze) lub do 30 września (II półrocze).

Agnieszka Wilczkowska (Transtax) dodaje, że w zakresie zasad rozliczania zagranicznego podatku VAT należy stosować przepisy kraju, w którym poniesiono wydatek, w którym wkalkulowany był tamtejszy podatek od wartości dodanej. Powiadomienie o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku o zwrot VAT od państwa członkowskiego przychodzi w terminie:

- 4 miesięcy od jego otrzymania przez to państwo członkowskie

- 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji, których zażądało, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo zwrotu

- 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez państwo członkowskie, w przypadku gdy to państwo żąda dalszych dodatkowych informacji.

Co z paragonami?

Marcin Dylewski (Diesel 24 International) ostrzega, że nie każdy paragon uprawnia do zwrotu VAT. W wielu krajach dopuszcza się zwrot VAT na podstawie paragonów, ale tylko jeśli spełniają określone warunki, m.in. zawierają: nazwę i adres firmy wystawiającej, NIP, wartość powyżej określonego progu, pieczątkę i podpis (np. stacji paliw czy hotelu).

W krajach takich jak: Bułgaria, Grecja, Włochy, Chorwacja, Luksemburg, Rumunia, Słowenia, Węgry, Niemcy (powyżej 250 euro), Francja, Austria (powyżej 400 euro, Niderlandy (powyżej 150 euro) – zwrot na podstawie paragonów jest możliwy, o ile spełniają te warunki. Natomiast Belgia i Hiszpania nie akceptują paragonów w ogóle – wymagają faktur.

Czasem idzie jak po grudzie

Z jakimi problemami borykają się przewoźnicy przy odzyskiwaniu VAT i akcyzy?

Mateusz Dzięcioł (Biuro Rachunkowe Piątka – Piotr Dzięcioł) ujawnia, że często polscy przewoźnicy nie wiedzą o tym, że VAT można w ogóle odzyskać. – Nadal zdarzają się nam telefony od polskich firm transportowych, które dopiero po wielu latach działalności dowiadują się że jest taka możliwość – mówi Pan Mateusz.

Nasz rozmówca dodaje, że problematyczne bywają usługi (na przykład naprawy pojazdów) – ich zakup stanowi bowiem wewnątrzwspólnotowe nabycie usług, i co do zasady ich sprzedawca powinien wystawić fakturę z 0% stawką VAT.

– Niestety, niemieckie warsztaty mimo to stosują zazwyczaj standardową 19% stawkę VAT – dodaje Mateusz Dzięcioł. – Urząd skarbowy natomiast odmawia zwrotu VAT z takiego dokumentu argumentując, iż zastosowana została błędna stawka i twierdząc, że to wystawca popełnił błąd i to on powinien skorygować fakturę i zwrócić niesłusznie naliczony VAT – a z tym wiadomo różnie bywa. Kilka lat temu Komisja Europejska zamówiła szczegółową analizę i raport dotyczący implementacji dyrektywy 2008/9/WE (czyli prawa regulującego procedurę i zasady zwrotów) u jednej z wiodących europejskich firm konsultingowych. Jednym z zaleceń końcowych raportu była zmiana przepisów na takie, które umożliwiałyby zwrot VAT z dokumentów, nawet jeżeli zastosowana na nich stawka jest błędna. Zmiana ta natomiast do dziś nie została wprowadzona.

Marcin Dylewski (Diesel 24 International) potwierdza, że wielu przewoźników nie wie, że może odzyskać VAT za pewne wydatki albo nie ma wiedzy, jak przygotować odpowiednie dokumenty, by taki zwrot był możliwy. Inni nie mają świadomości, że różne kraje mają różne wymagania dotyczące np. formy dokumentu.

Jak wskazuje Karolina Styrcz, tax refund team leader, Grupa Eurowag, jednym z głównych wyzwań, z jakimi muszą zmierzyć się firmy transportowe w procesie zwrotu VAT są skomplikowane procedury administracyjne.

– Choć przepisy w tym zakresie są ujednolicone na poziomie unijnym, państwa członkowskie zachowują autonomię w zakresie szczegółowych wymogów oraz praktyk stosowanych przez lokalne administracje podatkowe – podkreśla ekspertka Grupy Eurowag. – Aby odzyskać pieniądze, przewoźnik musi dobrze znać zasady ubiegania się o zwrot i być na bieżąco z wprowadzanymi zmianami, które dynamicznie się zmieniają. Do tego dochodzi konieczność kompletowania niezbędnych dokumentów, których zakres różni się w zależności od kraju i może być nie lada wyzwaniem dla firmy. Na przykład często wymagana jest pełna dokumentacja pojazdów wraz z tłumaczeniami przysięgłymi, umową leasingową, dodatkowymi zaświadczeniami czy szczegółowymi informacjami o flocie. Co więcej, cała korespondencja z instytucjami odbywa się w ich języku narodowym. Oznacza to, że przedsiębiorstwo transportowe powinno nie tylko dobrze orientować się w przepisach danego państwa, ale także rozumieć ojczysty język kraju, w którym ubiega się o zwrot. Przy odzyskiwaniu podatków istnieje również duże ryzyko popełnienia błędów w dokumentacji. Nawet drobne uchybienia czy brakujące informacje niedostarczone na czas mogą skutkować odrzuceniem wniosku przez urząd, co oznacza konieczność ponownego przechodzenia przez cały, czasochłonny proces. Dlatego tak ważna jest dokładność i skrupulatność na każdym etapie procesu. Dodatkowym utrudnieniem dla przedsiębiorstw transportowych jest długi okres oczekiwania na zwrot środków. W przypadku VAT-u może to być średnio od 3 do nawet 8 miesięcy. Wszystkie te bariery sprawiają, że dla przewoźników jest to ogromne wyzwanie organizacyjne, zwłaszcza dla mniejszych firm, które często nie dysponują własnym zespołem specjalistów, zdolnym do sprawnego przeprowadzenia tego typu postępowań. Z tego względu usługi, które wspierają proces odzyskiwania zwrotu podatku są bardzo przydatne przedsiębiorstwom, zajmującym się międzynarodowym transportem.

Jerzy Jezuit, sales team manager, DKV Mobility zwraca uwagę, że najczęstsze trudności to błędy formalne na fakturach i opóźnienia ze strony zagranicznych urzędów. Dlatego tak ważne jest wsparcie doświadczonego partnera.

Justyna Krysiak (E100) wskazuje trzy obszary, które sprawiają trudności przewoźnikom:

nieprawidłowa dokumentacja (np. brak załączników, błędna forma faktury)
brak wiedzy o różnicach między krajami – co w jednym państwie jest wystarczające, w innym może skutkować odmową
długi czas oczekiwania bez możliwości monitorowania postępu

– Często słyszę pytania o różnice między VAT a akcyzą – ujawnia przedstawicielka E100. – To dwa zupełnie inne podatki. VAT to procent podatku w danym kraju od wartości brutto. Obejmuje szeroki zakres usług i można go odzyskać w wielu krajach. Akcyza to kwota za jednostkę (np. za 1.000 litrów paliwa) i dotyczy wyłącznie paliw - można ją odzyskać tylko w wybranych państwach i pod specjalnymi warunkami.

Paweł Andrzejewski (Edenred Finance) podkreśla, że wiele osób prowadzących działalność gospodarczą lub zajmujących się finansami i księgowością ponosi straty z powodu barier językowych lub braku znajomości prawa.

– Mówiąc wprost, z różnych przyczyn przewoźnicy mogą nie być w stanie odzyskać środków, co może prowadzić do nieoczekiwanych strat finansowych i negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe firmy – mówi przedstawiciel Edenred Finance. – Wymagania księgowe są również rygorystyczne, dlatego firmy z mniejszym doświadczeniem mogą popełniać błędy.

Carlos Montano (OnTurtle) ocenia, że jednym z głównych problemów jest brak jednolitych przepisów w poszczególnych krajach, co skutkuje różnicami w wymaganiach dokumentacyjnych i akceptowalności dowodów zakupu.

– Na przykład w wielu państwach, takich jak Hiszpania, Włochy, Portugalia, Belgia, Słowenia czy Węgry, nie są akceptowane paragony, co ogranicza możliwość odzyskania podatku w przypadku drobnych wydatków – mówi przedstawiciel OnTurtle. – Dodatkowo, niektóre kraje dopuszczają paragony tylko do określonej kwoty – jak Niemcy (do 150 euro), Luksemburg (do 100 euro), Austria (do 400 euro) czy Czechy (do 10.000 CZK). Kolejnym wyzwaniem są krótkie terminy składania wniosków oraz konieczność dostarczenia kompletnych i poprawnych dokumentów w odpowiednim czasie.

Agnieszka Wilczkowska (Transtax) wskazuje na najczęstsze błędy przy składaniu wniosków o zwrot VAT:

- Możemy nie dołączyć wymaganych skanów

- Wpisać zły okres, za który staramy się o zwrot podatku, z niektórych krajów można otrzymać zwrot za wnioski półroczne lub połączyć trzy kwartały razem

- Przekroczyć limit liczby możliwych wniosków, które można w danym roku podatkowym złożyć do urzędu

- Zapomnieć o wymaganych kwotach minimalnych – 50 i 400 euro

- Nie dochować terminów

- Pomylić waluty, bo są np. węgierskie forinty, szwedzkie korony, korony czeskie, duńskie, rumuńskie leje, brytyjskie funty czy bułgarskie lewy…

– Urzędy chcą wyjaśnień i trzeba wiedzieć co i w jaki sposób odpisać, aby nie stracić pieniędzy i nie przedłużać sprawy – komentuje przedstawicielka Transtax. – Urząd może żądać dowodów rejestracyjnych, listów przewozowych, umów leasingowych i wyjaśnień co dany wydatek miał wspólnego z wykonywaną przez naszą firmę działalnością.

VAT Polska przedstawia typowe problemy, z jakimi mogą się spotkać firmy starające się o zwrot VAT:

Złożoność administracyjna: przepisy i procedury różnią się w zależności od kraju, co sprawia, że odzyskiwanie podatku VAT jest skomplikowane. Przewoźnicy muszą dostosować się do różnych wymogów, formularzy i terminów.
Wymagana dokumentacja: przewoźnicy muszą zachować dowód zakupu (faktury, paragony) dla każdego wydatku. Brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do odrzucenia wniosków.
Czas przetwarzania: organy podatkowe mogą potrzebować czasu na rozpatrzenie wniosków o zwrot. Przewoźnicy muszą uzbroić się w cierpliwość i mieć świadomość zróżnicowanego czasu rozpatrywania wniosków.
Ograniczenia specyficzne dla danego kraju: niektóre kraje wyłączają pewne wydatki (np. rachunki za restauracje, hotele itp.) z możliwości odzyskania podatku VAT.
Język i komunikacja: bariery językowe mogą komplikować interakcje z zagranicznymi organami podatkowymi. Przewoźnicy powinni upewnić się, że ich wnioski są dokładnie sformułowane.

Według Marcina Wojcieszaka, kierownika zespołu ds. zwrotu podatku VAT oraz obsługi wizowej ZMPD, największe problemy z jakimi można się spotkać korzystając z usługi zwrotu podatku VAT, to komunikacja z zagranicznym urzędem skarbowym tj. uzupełnianie dodatkowych informacji związanych ze złożonym wnioskiem. Dużym problemem są również znaczne opóźnienia rozpatrywania wniosków przez zagraniczne urzędy skarbowe, szczególnie dotyczy to krajów takich jak Niemcy i Rumunia, gdzie czas na rozpatrzenia wniosków może ulec wydłużeniu do 12 miesięcy.

Duże opóźnienia w Niemczech

Mateusz Dzięcioł (Biuro Rachunkowe Piątka – Piotr Dzięcioł) też zwraca uwagę na nierespektowanie terminów przez niemiecką administrację podatkową.

– Niemiecki urząd skarbowy celowo opóźnia zwrot VAT na rzecz polskich firm – twierdzi Mateusz Dzięcioł. – Polskie firmy muszą czekać nawet 10 miesięcy na zwrot VAT z Niemiec, bo odsetki które niemiecki urząd skarbowy musi płacić za opóźnienia są ponad dwukrotnie niższe niż stopy procentowe strefy EUR. Powoduje to, że Niemcom opłaca się wydłużać czas zwrotu w nieskończoność bo zwyczajnie na tym zarabiają. Jest to kolejny gwóźdź do trumny polskiej branży transportowej. Państwo Polskie ma to gdzieś, Komisja Europejska także. Sprawa moim zdaniem jest skandalem. Pracuję w biurze rachunkowym pomagającym uzyskać zwrot VAT z krajów UE. Z usługi tej korzystają przede wszystkim firmy transportowe, które płacą za paliwo zakupione za granicą i dlatego nie mogą odliczyć sobie zapłaconego tam podatku VAT w polskiej deklaracji VAT. Procedurę zwrotu reguluje dyrektywa 2008/9/WE. Wnioski o zwrot kierowane są do polskiego urzędu skarbowego, który po wstępnej weryfikacji kieruje je do właściwych US krajów UE. Następnie US krajów członkowskich mają cztery miesiące na podjęcie decyzji w sprawie zwrotu. Czas ten może zostać wydłużony o dodatkowe dwa lub cztery miesiące jedynie w przypadku wystąpienia dodatkowych zapytań ze strony US. W przypadku naszej firmy mniej niż 5 proc. wniosków kierowanych do Niemiec otrzymuje dodatkowe zapytania ze strony US. Mniej więcej do lipca 2022 roku niemiecki US wypłacał VAT błyskawicznie, w większości przypadków nie trzeba było czekać nawet dwóch miesięcy na zwrot. Od października 2022 czas się wydłużał – w lipcu 2023 wynosił on już sześć miesięcy, natomiast teraz polskie firmy czekają około 10 miesięcy na zwrot. W imieniu naszych klientów pisaliśmy monity do niemieckiego US – otrzymywaliśmy zazwyczaj odpowiedź, że „Po zniesieniu ograniczeń związanych z pandemią Federalny Centralny Urząd Podatkowy odnotował wzrost liczby wniosków. W rezultacie obecnie występują niestety opóźnienia w rozpatrywaniu wniosków. Departament stara się ponownie skrócić czas przetwarzania.” Musi być więc inna prawdziwa przyczyna opóźnień. No i bingo: do lipca 2022 stopy procentowe w strefie EUR były ujemne, czyli Niemcom opłacało się pozbywać pieniędzy jak najszybciej. Od lipca 2022 do września 2023 stopy procentowe rosną do poziomu 4 proc.. Odsetki natomiast, które Niemcy muszą płacić za opóźnienia wynoszą 1,8 proc. rocznie, co powoduje, że w ich interesie jest wydłużanie terminu zwrotu. Co za tym idzie? Polskie firmy obecnie czekają na zwrot VAT jeszcze za trzeci kwartał 2024. Większość z nich to firmy transportowe odzyskujące VAT za paliwo. Jeden pojazd jest w stanie wygenerować ok. 500 euro VAT do zwrotu miesięcznie. Wystosowałem pismo informując o opóźnieniach Ministerstwo Finansów. Oczywiście ministerstwo ma to gdzieś, stwierdzając, że opóźnienia zwrotów VAT dla Polaków są „wewnętrzną sprawą Niemiec”. Złożyłem także skargę na ręce komisji Europejskiej – informowałem w niej o kilkuset wnioskach, które złożyliśmy w imieniu naszych klientów, które były opóźnione lub nie otrzymały decyzji. Ogólna konkluzja Komisji była taka, że generalnie te kilkaset wniosków nie wskazuje wcale na to, że nie są to odosobnione przypadki i nie ma w związku z tym przesłanek, że Niemcy systemowo łamią prawo. Komisja wskazała też, że być może opóźnienia są wynikiem tego, że polski urząd skarbowy zbyt długo zwleka z przekazaniem wniosku, w związku z czym sprawa zostanie zamknięta. Sprawdziłem te teorie – obie są bzdurą. Napisałem potem wniosek o udostępnienie informacji publicznej z której wynika, że:

Wnioski które nie zostały przekazane Niemcom w terminie przez polską administrację skarbową stanowią mniej niż 0,001 wszystkich złożonych wniosku.

Niemcy nie rozpatrzyli na dzień 19 czerwca 2024 jeszcze 8.133 z 39.123 wniosków złożonych w 2023 i nie rozpatrzyli 3.129 z 3.353 złożonych wniosków ze stycznia 2024.

Biuro Rachunkowe Piątka – Piotr Dzięcioł – własny system informatyczny

Biuro zajmuje się zwrotem VAT już prawie 15 lat. Jak wskazuje Mateusz Dzięcioł VAT można odzyskać ze wszystkich krajów UE, Norwegii oraz Wielkiej Brytanii.

– To, co nas wyróżnia na rynku, to własny system informatyczny, który rozwijamy praktycznie od początku istnienia przedsiębiorstwa – mówi Mateusz Dzięcioł. – Pozwala nam on na szybkie przygotowywanie i masową wysyłkę wniosków, a także umożliwia nam ich obsługę już po wysyłce. Przeszkolony pracownik jest w stanie przetworzyć około 200-300 dokumentów zakupowych w ciągu godziny, dzięki czemu często wnioski są gotowe do wysyłki już w kilkanaście minut po otrzymaniu dokumentów od klienta. W ramach systemu udostępniamy naszym klientom panel, za pomocą którego mogą oni nam przesłać dokumenty do zwrotu oraz sprawdzić na jakim etapie procedowania są wnioski, które w ich imieniu złożyliśmy. Po wymianie umów, proces odbywa się więc całkowicie on-line. Dzięki technologii możemy oferować wyjątkowo niską prowizję, przy największych przewoźnikach poniżej 1 proc. od odzyskanej kwoty VAT. Akceptujemy nie tylko faktury, lecz także paragony, co ma znaczenie w przypadku mniejszych firm. Aktywnie angażujemy się w problematykę zwrotu VAT – współpracując z ambasadą Polski w Londynie udało nam się wymóc na brytyjskiej administracji skarbowej ułatwienia w wymogach dokumentowych przy procedurze zwrotu VAT z tego kraju. Walczymy z nagminnym łamaniem prawa przez urzędy skarbowe niektórych państw.

Diesel 24 – wsparcie dla dużych i małych

Dzięki współpracy z Diesel24 można odzyskać VAT z wszystkich krajów Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii, Norwegii i Szwajcarii.

– W Diesel24 wspieramy firmy transportowe w całej Europie, pomagając im odzyskać należny VAT szybko, skutecznie i przy minimalnym nakładzie pracy po stronie przewoźnika – zapewnia Marcin Dylewski. – Na rynku usług zwrotu VAT Diesel24 wyróżnia się kilkoma elementami. Najważniejsze z nich to: bardzo konkurencyjna prowizja za obsługę zwrotu VAT – niższa niż koszt zamrożonego kapitału, szeroka gama form rozliczenia VAT, dostosowanych do potrzeb firmy transportowej, możliwość uzyskania zwrotu już po trzech dniach od przesłania faktury, rozliczanie w modelu fakturowania netto – klient otrzymuje środki natychmiast po wystawieniu faktury przez Diesel24, kompensacja – czyli możliwość rozliczenia aktualnego zwrotu VAT z bieżącymi fakturami, a także zwiększenie limitu kredytowego klienta na podstawie przewidywanego zwrotu VAT – co realnie poprawia płynność finansową firmy. To rozwiązania, które zwykle są zarezerwowane tylko dla największych przewoźników. U nas zyskują do nich dostęp również małe i średnie firmy. Współpraca z doświadczonym partnerem jak Diesel24 pozwala często znacząco skrócić czas oczekiwania – przekonuje nasz rozmówca. – Jako firma obecna na rynku od prawie 20 lat, Diesel24 jest znana i rozpoznawana przez europejskie urzędy skarbowe, co skutkuje sprawniejszym procesem i mniejszą liczbą pytań formalnych. W Diesel24 oferujemy pełne wsparcie w przygotowaniu dokumentacji, weryfikacji faktur oraz monitorowaniu statusu wniosków. Dzięki temu firma transportowa może skupić się na swoim biznesie, a nie na formalnościach.

DKV Mobility – płacą przed zakończeniem procedury

Dzięki usługom DKV Mobility firmy transportowe mogą w prosty i bezpieczny sposób odzyskać VAT zapłacony za granicą – zyskując nie tylko finansowo, ale i organizacyjnie. Firma przejmuje całą korespondencję, kontroluje dokumentację i dba o poprawność zgłoszeń.

– Naszą przewagą jest program Net Invoicing Program (NIP) – forma prefinansowania, która pozwala odzyskać środki jeszcze przed zakończeniem formalnej procedury w zagranicznym urzędzie skarbowym – mówi Jerzy Jezuit. – To znacząco poprawia płynność finansową firm. Oferujemy również pełną transparentność i dostęp do szczegółowych danych w panelu klienta.

DKV Mobility obsługuje zwrot VAT z 29 krajów Europy, w tym z Niemiec, Francji, Włoch, Hiszpanii, Austrii, Czech, Belgii i Holandii.

Standardowa procedura może trwać do ośmiu miesięcy, zależnie od kraju. Net Invoicing pozwala skrócić ten czas – środki wypłacane są z wyprzedzeniem. Wnioski można składać kwartalnie lub rocznie.

VAT4

E100 – cztery tryby zwrotu

Jak informuje Justyna Krysiak, E100 oferuje zwrot VAT z 30 krajów Europy. Klienci mają do wyboru cztery tryby zwrotu:

Standardowy sposób oznacza czas oczekiwania 2 – 6 miesięcy, ale nie ma żadnych minimalnych wymagań co do wolumenu tankowania. Zwrot w standardowym trybie następuje poprzez zaliczenia środków na saldo klienta po ich otrzymaniu od urzędu skarbowego.
Szybki/kwartalny sposób – to 3 miesiące oczekiwania na zwrot podatku VAT.
Szybki/miesięczny sposób – miesiąc oczekiwania na zwrot.

Zwroty w trybach szybkich następują poprzez kredytowanie kwoty podatku VAT po otrzymaniu oryginałów faktur E100.

Fakturowanie netto – polega na opłaceniu faktur E100 bez kwoty podatku VAT i dostępne raczej dla dużych firm po uzgodnieniu ze swoim opiekunem regionalnym.

Im szybszy tryb, tym wyższa prowizja, jednak wielu klientów decyduje się na tę formę dla lepszej płynności finansowej.

Procedura odzyskiwania środków może trwać od 2 do 6 miesięcy, w zależności od kraju i efektywności lokalnych urzędów skarbowych. Czas wydłuża się, jeśli urząd zada dodatkowe pytania.

– Dzięki współpracy z E100 przewoźnik unika różnych pułapek – zapewnia Justyna Krysiak. – Poprowadzimy komunikację z urzędami w lokalnych językach, pilnujemy formalności i terminów.

Edenred Finance – dla największych graczy i firm rodzinnych

– Edenred Finance posiada ponad 11 lat doświadczenia i dogłębną wiedzę na temat otoczenia podatkowego i procedur zwrotu podatku w krajach UE – zapewnia Paweł Andrzejewski. – Jesteśmy jednym z wiodących dostawców usług zwrotu podatku VAT w Europie, z zespołem ponad 180 ekspertów. Jako część Grupy Edenred oferujemy efektywne rozwiązania finansowe dla międzynarodowych firm transportowych. Jako niezależny podmiot, możemy elastycznie współpracować z dowolnym dostawcą paliwa i kart, dając naszym klientom pełną swobodę wyboru. Posiadamy doświadczenie we współpracy z klientami z 28 krajów europejskich. Nasi klienci to zarówno najwięksi europejscy przewoźnicy, jak i małe firmy rodzinne.

Edenred Finance odzyskuje VAT ze wszystkich krajów UE i wybranych krajów spoza UE: Norwegii, Szwajcarii, Liechtensteinu i Wielkiej Brytanii.

Zwrot trwa zazwyczaj od jednego do ośmiu miesięcy. Jeśli przewoźnik pilnie potrzebuje kapitału obrotowego, może skorzystać z usługi szybkiego odzyskiwania podatku VAT. Po dostarczeniu odpowiednich faktur i dokumentów, zwrot może nastąpić w ciągu dwóch dni roboczych.

Edenred Finance oferuje dwie usługi zwrotu VAT: standardową i szybką.

Można uzyskać zwrot VAT w standardowy sposób – składając wymagane faktury i czekając na wpłynięcie pieniędzy na konto. Okres zwrotu zależy od czasu trwania kontroli przeprowadzonej przez urząd w danym kraju i może wynosić od jednego do ośmiu miesięcy.

W przypadku szybkiego zwrotu VAT, po przesłaniu faktur i wymaganych dokumentów, pieniądze trafiają na konto klienta w ciągu dwóch dni roboczych.

Eurowag – klienci zwolnieni z kompletowania dokumentów

VAT6 Eurowag pomaga przewoźnikom odzyskiwać VAT z 26 krajów Unii Europejskiej, a także z Wielkiej Brytanii i Norwegii.

– Naszym klientom udostępniamy zarówno standardowy model odzyskiwania podatków, w którym przejmujemy wszystkie formalności administracyjne, jak i opcję natychmiastową, tzw. finansowanie w trybie przyspieszonym – mówi Karolina Styrcz. – W praktyce oznacza to, że firma nie musi czekać na wypłatę środków od zagranicznego urzędu skarbowego czy celnego – to Eurowag finansuje należność z góry, już w chwili wystawienia faktury. Co więcej, oferujemy też finansowanie zwrotów z faktur wystawionych przez zewnętrzne podmioty, przejmując całą procedurę kontaktu z urzędem. Dzięki usługom Eurowag przewoźnicy mogą ograniczyć koszty ponoszone za granicą – oszczędności sięgają od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent. Co ważniejsze, nasi klienci są zwolnieni z obowiązku samodzielnego kompletowania dokumentów. To my zajmujemy się przygotowaniem formalności administracyjnych, rejestracją w urzędzie, obsługą wniosku, w tym również korespondencją z zagranicznym organem podatkowym. W sytuacji, gdy dana instytucja odrzuci wniosek o zwrot VAT, podejmujemy również działania apelacyjne. Nasze wieloletnie doświadczenie sprawia, że doskonale orientujemy się w obowiązujących przepisach i wymaganiach poszczególnych krajów w procesie ubiegania się o zwrot podatków. Wiemy, jak uniknąć błędów i znamy wiele niuansów, o których mogą nawet nie wiedzieć lokalni księgowi.

VAT8

ONTurtle – wsparcie na każdym etapie

– Odzyskiwanie VAT to nie tylko kwestia podatkowa, ale strategiczne narzędzie zwiększające rentowność transportu międzynarodowego – komentuje Carlos Montano. – W Onturtle integrujemy tę usługę z kompleksową ofertą obejmującą zarządzanie opłatami drogowymi, paliwem, bezpieczeństwem na trasie i obsługą klienta, zawsze z myślą o wspieraniu przewoźnika na każdym etapie jego działalności.

Usługa odzyskiwania VAT oferowana przez Onturtle obejmuje wszystkie kraje Unii Europejskiej oraz Norwegię i Wielką Brytanię. Firma zapewnia pełne wsparcie w procesie odzyskiwania podatku z tych krajów, dostosowując procedury do lokalnych wymogów i terminów.

– Aby rozpocząć proces odzyskiwania VAT, klient musi przesłać odpowiednią dokumentację do Onturtle – informuje Carlos Montano. – Po jej otrzymaniu i zatwierdzeniu uruchamiamy usługę, dostosowując procedurę do kraju, z którego ma nastąpić zwrot. Onturtle zapewnia wsparcie na każdym etapie, aby maksymalnie przyspieszyć zwrot środków.

Transtax – odzyskują niestandardowo

Transtax obsługuje transport wewnąrzwspólnotowy oraz międzynarodowy.

– Odzyskujemy podatek VAT i akcyzę , których nie da się odzyskać za pomocą standardowo składanych deklaracji przez biura podatkowe – zapewnia Agnieszka Wilczkowska. – Znamy przepisy podatkowe obowiązujące w innych krajach i na bieżąco śledzimy wszystkie zmiany. Obsługujemy firmy transportowe bezpośrednio jak i odzyskujemy podatki dla klientów takich partnerów jak UTA, E100, Circle K.

Jak długo czekamy na pieniądze? Według naszej rozmówczyni to najczęściej zadawane pytanie przez klientów.

– Firma Transtax zwraca swojemu klientowi taki podatek niemalże od razu w trybie Ekspres – informuje Agnieszka Wilczkowska. – Klient otrzymuje przelew swojego podatku w ciągu kilku dni od podpisania z nami umowy i dostarczenia zagranicznych faktur, czyli jeszcze przed całą procedurą złożenia wniosku do urzędu. Klient nie musi czekać na decyzje urzędu. Może również skorzystać z samej usługi pomocy w złożeniu wniosków do urzędu, czyli tryb Normal. Wtedy otrzymuje swoje pieniądze po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o zwrot podatku przez urząd.

UTA Edenred – pieniądze z 27 państw

UTA Edenred oferuje możliwość zwrotu podatku od wartości dodanej (VAT) z zagranicy za pośrednictwem partnerskiej firmy Edenred Finance. VAT10

Aktualnie z UTA Edenred klienci uzyskują zwrot VAT z 27 państw: Austrii, Belgii, Bułgarii, Czech, Chorwacji, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Niemiec, Norwegii, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Włoch, Węgier i Portugalii (zwrot szybki oraz normalny), Grecji, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii.

Wniosek o zwrot składany jest nie tylko na podstawie rachunków UTA, uwzględniane są również faktury firm trzecich. W przypadku zwrotu VAT UTA Edenred oferuje zwrot szybki (tzw. fakturowanie netto lub zwrot kwartalny) i zwykły – po uzyskaniu należnego zwrotu od urzędu.

VAT Polska – wysoka skuteczność

VAT Polska – polska spółka zależna Grupy Negometal, działająca za pośrednictwem 12 oddziałów w całej Europie – wspiera międzynarodowe firmy transportowe w zabezpieczaniu ich przepływów pieniężnych w całej Europie. Specjalizuje się w m.in. w odzyskiwaniu podatku VAT.

VAT7 Przedstawiciele firmy podkreślają wysoką skuteczność działań VAT Polska:

– Rzeczywiste pełne stawki zwrotu podatku VAT osiągnięte przez profesjonalnych agentów, takich jak my, wynoszą 71 proc.. Jeśli porównamy ten odsetek z 45 proc. zwracanym bezpośrednio przez firmy składające wnioski, możemy zobaczyć, że nasza wiedza specjalistyczna stanowi prawdziwą wartość dodaną dla firm (dane Międzynarodowego Stowarzyszenia VAT).

Przewagą VAT Polska jest m.in. spersonalizowana obsługa klienta. Nasz dedykowany zespół jest dostępny, aby odpowiedzieć na pytania i zapewnić wsparcie w trakcie całego procesu.

VAT Polska odzyskuje podatek VAT w 27 krajach Unii Europejskiej, a także w Norwegii, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii. Zwroty te mogą być wypłacane na zasadzie prefinansowania (szybkie płatności) lub po otrzymaniu zwrotu z administracji danego kraju (normalne płatności). Te tryby płatności są definiowane zgodnie z wymaganiami dotyczącymi przepływów pieniężnych.

Szybka płatność: wysyłasz oryginały faktur do VAT Polska. Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji firma składa wniosek do odpowiednich urzędów skarbowych. W ciągu 15 dni VAT Polska przelewa podatek VAT z faktur na konto bankowe.

Normalna płatność: postępujesz zgodnie z tą samą procedurą, wysyłając oryginały faktur do VAT Polska. Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji firma składa wniosek do europejskich organów podatkowych. Po rozpatrzeniu wniosku, urzędy skarbowe zwracają VAT Polska całkowity podatek. W zależności od lokalnej administracji podatkowej, VAT Polska przelewa otrzymany podatek na konto bankowe klienta.

– Każdego miesiąca wystarczy przesłać nam faktury od dostawców – paliwa, opłat drogowych lub innych usług – a w ciągu 10 dni otrzymasz zwrot podatku VAT – podsumowują w VAT Polska.

– Firmy transportowe mają lepsze rzeczy do roboty niż poruszanie się w zawiłościach europejskich systemów VAT – komentuje Nadi Kanaan, prezes VAT Polska i CEO grupy Negometal (VAT Polska stanowi polską część grupy Negometal). – W VAT Polska zdejmujemy ten ciężar z ich barków. Oferujemy szybkie, bezpieczne i ogólnoeuropejskie odzyskiwanie podatku VAT – dzięki czemu nasi klienci mogą skupić się na drodze, podczas gdy my zajmiemy się zwrotem podatku.

ZMPD – szybkie przygotowanie wniosków

ZMPD oferuje usługę zwrotu podatku VAT z Unii Europejskiej oraz z Norwegii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii, w dwóch trybach. W trybie zwykłym, składane są odpowiednie wnioski, po ich rozpatrzeniu zagraniczne urzędy skarbowe przesyłają pieniądze na konto ZMPD, gdzie po potrąceniu prowizji zwrot VAT jest przelewany na konto klienta. Tryb prefinansowania polega na tym, że w ciągu 14 dni od otrzymania faktur lub paragonów do zwrotu podatku VAT, ZMPD wypłaca kwotę VAT zliczoną z otrzymanych dokumentów pomniejszoną o kwotę prowizji.

VAT11 – ZMPD świadczy usługę zwrotu podatku VAT w oparciu o najnowocześniejsze autorskie oprogramowanie, którego jedną z największych zalet jat możliwość automatycznego przetwarzania danych z dokumentów poprzez moduł OCR – informuje Marcin Wojcieszak, kierownik zespołu ds. zwrotu podatku VAT oraz obsługi wizowej ZMPD. – Dzięki temu rozwiązaniu, skracamy do minimum czas potrzebny do przygotowania odpowiednich wniosków. Dodatkowo usługę prefinansowania świadczymy w oparciu o środki własne co również znacznie przyspiesza czas na wypłatę zwrotu podatku VAT.

Zwrot podatku VAT odbywa się na podstawie faktur VAT a w niektórych krajach również na podstawie paragonów kasowych, wysokość prowizji ZMPD jest taka sama bez względu na rodzaj dokumentów przedstawionych do zwrotu podatku VAT.

Marcin Wojcieszak podkreśla zalety usługi zwrotu podatku VAT świadczonej przez ZMPD:

- niskie stawki prowizyjne

- dwa tryby zwrotu podatku VAT do wyboru (zwykły, prefinansowanie)

- taka sama stawka prowizyjna w przypadku obsługi faktur VAT i paragonów

- możliwość przesłania faktur oraz paragonów do zwrotu VAT w formie elektronicznej

- kompleksowa obsługa w przypadku dodatkowych zapytań ze strony zagranicznego urzędu skarbowego

- szybkie przetwarzanie nadesłanych dokumentów dzięki autorskiemu oprogramowaniu z modułem OCR

- możliwość otrzymania zwrotu podatku VAT z faktury przed upływem jej terminu płatności.

T&M nr 7-8/2025

Tekst Antoni Gostyński

Add comment

OBEJRZYJ ONLINE