Specjaliści od odzyskiwania podatku

Jest o co zabiegać.

Przykładowo, jak twierdzą przedstawiciele Inelo (Grupa Eurowag), przewoźnik, który posiada flotę 18 pojazdów i wykonuje przewozy pomiędzy Polską a Francją, w 2023 roku uzyskał zwrot podatku VAT i akcyzy w wysokości ponad 105 tys. euro.

Niezależnie od rozmiaru floty i krajów Unii Europejskiej, w których firma transportowa wykonuje usługi transportowe, ma szansę uzyskać nawet 27 proc. zwrotu kosztów poniesionych za granicą. Dlatego coraz więcej firm transportowych decyduje się na pomoc specjalistów, którzy zajmują się odzyskiwaniem podatku VAT z transakcji zagranicznych.

Według informacji rządowej, o zwrot zagranicznego podatku VAT można ubiegać się, jeśli:

– nie ma się siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonało się nabycia;

– jest się czynnym podatnikiem podatku VAT;

– nie dokonuje się wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzysta ze zwolnienia VAT podmiotowego.

Zwrotu nie uzyska się, jeżeli prowadzi się wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, czy to ze względu na określone czynności, czy też ze względu na niską wartość obrotów nie przekraczającą rocznie 200 tys. zł.

Kiedy powinno się załatwić sprawę? Do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny.

Procedura nie jest prosta

Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader, Grupa Eurowag wskazuje, że firmy transportowe mogą ubiegać się o zwrot podatku VAT za usługi lub towary zakupione za granicą, m.in. za paliwo, opłaty drogowe, noclegi dla kierowców, akcesoria samochodowe, parkowanie i inne koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

– Procedura ta nie należy jednak do najłatwiejszych – ostrzega przedstawicielka Eurowag. – Jeśli firma transportowa działa za granicą w kilku krajach i chce uzyskać zwrot podatku VAT to musi liczyć się z tym, że w każdym z tych państw będą inne, specyficzne warunki do spełnienia. Wymaga to zatem od przewoźnika zdolności operacyjnych w administrowaniu dokumentami, dobrego orientowania się w ustawodawstwie poszczególnych krajów a także znajomości lokalnych języków, czy dochowania terminów na często pojawiające się wezwania ze strony organów podatkowych, co znacznie może utrudnić proces odzyskiwania pieniędzy. Terminy rozpatrzenia wniosków o zwrot możliwych do odzyskania środków pieniężnych są również dosyć długie, ponieważ na zwrot VAT przewoźnicy mogą czekać średnio między trzy a osiem miesięcy, a w przypadku podatku akcyzowego nawet do dwóch lat. Taki okres oczekiwania na zwrot może przyczyniać się również do trudności w przepływie tych środków do przedsiębiorstw. Z tego względu usługi, które pomagają przewoźnikom w odzyskiwaniu zwrotów są niezwykle przydatne dla firm zajmujących się transportem międzynarodowym.

Filip Mikosz, Manager ds. Rozwoju Biznesu oraz Sprzedaży – Region Centralny w AS24 zwraca uwagę, że kwestie związane z odzyskiwaniem podatku VAT regulują przepisy unijne.

– Można ubiegać się o co najmniej 400 euro kwartalnie w danym kraju – informuje przedstawiciel AS24. – Jeśli przez trzy kwartały nie uda nam się uzbierać takiej kwoty, to raz do roku możemy złożyć wniosek o co najmniej 100 EUR. Istnieje możliwość uruchomienia zwrotów przyspieszonych czy fakturowania netto.

odzyskiwanie1 Anna Biekionis, Country Manager DKV Mobility Poland, wskazuje, że zgodnie z przepisami Unii Europejskiej, urzędy mają od czterech do ośmiu miesięcy na weryfikację wniosku, a następnie wypłatę podatku VAT.

– W zależności do państwa w Europie wysokość podatku VAT waha się między 17 proc. a 27 proc. – wyjaśnia przedstawicielka DKV. – W sytuacji gdy tankowanie i opłaty drogowe stanowią przeciętnie połowę sumy kosztów firmy transportowej, możemy uzyskać znaczące oszczędności na poziomie 10-15 proc.

Grzegorz Bereda, International Sales Manager firmy VIALTIS, będącej niezależnym agentem podatkowym, zwraca uwagę na wydłużanie czasu rozpatrywania wniosków o zwrot VAT i akcyzy we wszystkich krajach, co czyni ten proces jeszcze bardziej nieprzyjaznym dla firm transportowych. Potwierdza to Marcin Wojcieszak, Kierownik zespołu ds. zwrotu podatku VAT oraz obsługi wizowej ZMPD:

– W chwili obecnej dużym problemem są znaczne opóźnienia rozpatrywania wniosków przez zagraniczne urzędy skarbowe, szczególnie dotyczy krajów takich jak Niemcy i Rumunia, gdzie czas na rozpatrzenia wniosków może ulec wydłużeniu do 12 miesięcy.

Kiedy pojawiają się problemy…

Z jakimi problemami stykają się przewoźnicy przy odzyskiwaniu VAT?

– Proces odzyskiwania VAT został znacznie uproszczony kilka lat temu, kiedy powstał ogólnoeuropejski portal podatkowy – zwraca uwagę Anna Bronicka, International T&L Sales Manager w CEPSA. – Jednak pewne kwestie nadal mogą powodować trudności. Aktualnie większość krajów nie zezwala na uwzględnienie we wnioskach o zwrot VAT paragonów fiskalnych, wymagane są faktury zawierające dane firmy. Dlatego bardzo ważne jest korzystanie z dostawców usług, którzy generują e-faktury. Problematyczne może być także odpowiadanie na komunikaty z zagranicznych urzędów, redagowane w języku danego kraju i wymagające przygotowania odwołania. Warto wybrać reprezentanta do usługi VAT, który posiada doświadczenie oraz wyszkolony personel w całej Europie. Trzecią bolączką firm jest niewątpliwie długi okres oczekiwania na wypłatę środków w niektórych państwach.

Filip Mikosz (AS24) wskazuje jeszcze na nierówny czas potrzebny na odzyskanie środków. Jest on bowiem uzależniony od wewnętrznych procedur w danym kraju.

Anna Biekionis (DKV): – Przewoźnicy, którzy decydują się na samodzielne odzyskiwanie VAT, muszą nierzadko uzbroić się w cierpliwość, bowiem czas oczekiwania na przeprocesowanie wniosku to zwykle cztery miesiące. Cała procedura wymaga dokładnej archiwizacji dokumentów finansowych i wniosków. W przypadku operowania na kilku rynkach liczba czynności administracyjnych rośnie. Dlatego wielu przewoźników decyduje się na powierzenie takich usług firmom zewnętrznym, takim jak DKV Mobility, które agregują stosowną dokumentację i automatycznie procesują wnioski. Z perspektywy klienta DKV Mobility, wystarczy otworzyć panel użytkownika DKV Cockpit i zaznaczyć rynki, na których ma zostać dokonany zwrot naliczonych podatków. Naszym obecnym i przyszłym klientom rekomendujemy bliską współpracę z naszymi konsultantami, którzy są w stanie zapewnić wsparcie na każdym etapie procesu oraz doradzić najlepsze praktyki i rozwiązania. Działając w ten sposób, można zminimalizować ryzyko błędów oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku.

odzyskiwanie2 Według Rafała Nowaka, specjalisty do spraw sprzedaży z firmy VAT Polska (polski oddział grupy Negometal) odzyskiwanie podatku VAT może rzeczywiście stanowić wyzwanie dla przewoźników międzynarodowych. Oto typowe problemy, z którymi mogą się spotkać:

Złożoność administracyjna: przepisy i procedury różnią się w zależności od kraju, co sprawia, że odzyskiwanie podatku VAT jest skomplikowane. Przewoźnicy muszą dostosować się do różnych wymogów, formularzy i terminów.
Wymagana dokumentacja: przewoźnicy muszą zachować dowód zakupu (faktury, paragony) dla każdego wydatku. Brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do odrzucenia wniosków o zwrot podatku.
Czas przetwarzania: organy podatkowe mogą potrzebować czasu na rozpatrzenie wniosków o zwrot. Przewoźnicy muszą uzbroić się w cierpliwość i mieć świadomość zróżnicowanego czasu rozpatrywania wniosków.
Ograniczenia specyficzne dla danego kraju: niektóre kraje wyłączają pewne wydatki (np. rachunki za restauracje, hotele itp.) z możliwości odzyskania podatku VAT.
Język i komunikacja: bariery językowe mogą komplikować interakcje z zagranicznymi organami podatkowymi. Przewoźnicy powinni upewnić się, że ich wnioski są dokładnie sformułowane.
Wezwania: proces odzyskiwania VAT to nie tylko złożenie wniosku. Często urzędy skarbowe wzywają do przedstawienia dodatkowych dokumentów i wyjaśnień. Prośby te są zazwyczaj w języku ojczystym kraju, z którego oczekuje się zwrotu i bywają skomplikowane, szczególnie dla osób nie znających procedur.

Grzegorz Bereda (VIALTIS): – Spotykamy się z informacjami od klientów, że stracili możliwość odzyskania podatku VAT, ponieważ spóźnili się z odpowiedzią na zapytanie przesłane z zagranicznego urzędu lub zwyczajnie nie byli w stanie wywiązać się z należytego udzielenia informacji.

Według Marcina Wojcieszaka (ZMPD, największe problemy z jakimi można się spotkać próbując odzyskać VAT, to komunikacja z zagranicznym urzędem skarbowym tj. uzupełnianie dodatkowych informacji związanych ze złożonym wnioskiem.

Jak widać, problemów jest wiele i zajęci swoją podstawową działalnością przewoźnicy nie zawsze mają czas zaangażować się w ich rozwiązywanie. Dlatego skorzystanie z usług pośredników w tym zakresie może być dobrym pomysłem.

AS24

Jak zapewnia Filip Mikosz, Manager ds. Rozwoju Biznesu oraz Sprzedaży – Region Centralny, oferta AS24 wyróżnia się pełną specjalizacją.

– Operujemy w kilkunastu językach i posiadamy dedykowanych ekspertów specjalizujących się w przepisach funkcjonujących w poszczególnych krajach – mówi F. Mikosz. – Klienci, którzy korzystają z naszych usług, cieszą się bezobsługowym charakterem współpracy dzięki automatycznemu przekazywaniu faktur między AS24 a naszą spółką EuroVAT.

Podatek VAT odzyskujemy ze wszystkich krajów Unii Europejskiej oraz pod pewnymi warunkami ze Szwajcarii, Norwegii i Wielkiej Brytanii. Ponadto, klienci mogą ubiegać się o zwrot akcyzy w Belgii, Chorwacji, Francji, Słowenii, na Węgrzech, w Hiszpanii i we Włoszech.

CEPSA

– W CEPSA, mając tysiące zadowolonych klientów, usprawniamy procedury odzyskiwania podatku VAT w transakcjach międzynarodowych – informuje Anna Bronicka, International T&L Sales Manager. – Utrzymujemy bezpośredni kontakt z administracją, gwarantując sprawny przebieg procesu. Odzyskujemy podatek VAT z wszystkich krajów Unii Europejskiej, Norwegii, Szwajcarii oraz Wielkiej Brytanii. Jak zapewnia przedstawicielka Cepsa, dzięki e-fakturom za paliwo oraz opłaty drogowe przygotowanie wniosków o zwrot VAT jest uproszczone.

– W tradycyjnym systemie rozliczania VAT, europejskie urzędy skarbowe powinny wypłacić środki w okresie do czterech miesięcy od momentu złożenia wniosku – mówi Anna Bronicka. – Sposobem na skrócenie czasu oczekiwania na uzyskanie środków za VAT jest włączenie usługi net-invoicing, oferowanej przez Cepsa. Fakturowanie netto zapewnia znaczne oszczędności w finansach firm transportowych. Uproszczone procedury pozwalają na natychmiastową kompensatę należności i tym samym polepszenie płynności finansowej, w czasie kiedy stopy procentowe osiągają tak wysokie wartości.

Nasza rozmówczyni zwraca uwagę, ze w przypadku firm realizujących transport międzynarodowy, podatek VAT wydany za granicą może osiągać bardzo wysokie wartości w skali roku.

– Dlatego warto przeanalizować różne oferty dostępne na rynku i wybrać sprawdzoną firmę, z wieloletnim doświadczeniem oraz wyspecjalizowanym zespołem, który ma bezpośredni kontakt z instytucjami – dodaje. – Firma Cepsa to lider na hiszpańskim rynku, w zakresie nie tylko stacji paliwowych, ale również usług dodatkowych tj. opłat drogowych, odzyskiwania podatku akcyzowego oraz VAT.

DKV Mobility

– Nasza oferta wyróżnia się kompleksowością i elastycznością – od lat rozmawiamy z naszymi klientami na całym świecie i przygotowujemy ofertę, która spełnia ich potrzeby – zapewnia Anna Biekionis, Country Manager DKV Mobility Poland.

– Proponujemy wygodne i efektywne rozwiązania w zakresie odzyskiwania VAT i akcyzy z wielu krajów europejskich, co pozwala naszym klientom na oszczędność kosztów i czasu, dzięki możliwości pełnego skupienia się na swojej głównej działalności. Nasze rozwiązania i usługi dają klientowi choćby możliwość wygodnego sprawdzenia w portalu użytkownika, DKV Cockpit, na jakim etapie są jego zwroty z poszczególnych krajów. W najbliższym czasie DKV Mobility planuje wprowadzić możliwość zgłaszania dodatkowych krajów całkowicie online. Klienci DKV Mobility mogą również skorzystać z naszych internetowych rozwiązań w swoim języku, co znacznie usprawnia codzienną pracę – dodaje Anna Biekionis. – Mają całodobowy dostęp do wszystkich danych i usług, takich jak raportowanie, planowanie tras, zmiany cen rynkowych. Dzięki mobilnej aplikacji DKV Mobility App, kierowcy z łatwością znajdą najbliższą stację paliw lub jeden z 736 tysięcy punktów ładowania samochodów elektrycznych (stan na lipiec 2024), sprawdzą ceny, autoryzują transakcje paliwowe korzystając z mobilnej płatności DKV App&Go, a także mogą zarządzać kartami w DKV Wallet.

DKV Mobility oferuje wsparcie w odzyskiwaniu VAT-u w imieniu klienta w 29 krajach, m.in. Austrii, Danii, Holandii i Wielkiej Brytanii.

– Ponadto DKV Mobility pomaga w otrzymaniu zwrotu akcyzy od olejów mineralnych. Wszystkie firmy transportowe z siedzibą w Unii Europejskiej mogą ubiegać się o zwrot tego podatku z Belgii, Francji, Węgier, Włoch, Chorwacji, Słowenii oraz Hiszpanii – informuje A. Biekionis. – Zwrot podatku jest możliwy w dwóch wariantach: jako prefinansowanie (Net Invoicing Program) oraz jako zwrot zwykły. Net Invoicing Program pozwala na natychmiastowe odzyskanie podatku VAT z zagranicy. Zwroty VAT widoczne są w bieżących fakturach DKV. Zwrot zwykły rozliczany jest natomiast po wypłaceniu wnioskowanej kwoty przez dany urząd skarbowy. W obydwu wariantach rozliczeń, wszystkie sprawy urzędowe klienta prowadzone są przez ekspertów grupy DKV Mobility.

odzyskiwanie4

E100

E100 oferuje obsługę dotyczącą zwrotu VAT z 30 państw Europy.

Jak informuje Justyna Krysiak, Kierownik Operacyjnego Działu VAT w E100, klienci mogą ubiegać się o zwrotu podatku za zakup paliwa, AdBlue czy za poniesione koszty opłat drogowych. Można również zlecić E100 odzyskanie VAT za koszty napraw, serwisu, części zamiennych oraz noclegów kierowców w delegacjach (warto sprawdzić bezpośrednio u opiekuna w jakich krajach i za co można ten zwrot uzyskać). Oczywiście należy te koszty odpowiednio udokumentować.

Firma oferuje cztery sposoby (tryby) zwrotu VAT, które definiowane są czasem oczekiwania na zwrot podatku i zależą przede wszystkim od wolumenów miesięcznych tankowań. I tak:

Standardowy sposób oznacza czas oczekiwania 2-6 miesięcy, ale firma nie stawia żadnych minimalnych wymagań co do wolumenu tankowań. Zwrot w standardowym trybie następuje poprzez zaliczenia środków na saldo klienta po ich otrzymaniu od urzędu skarbowego
Szybki/kwartalny sposób – to 3 miesiące oczekiwania na zwrot podatku VAT
Szybki/miesięczny sposób – miesiąc oczekiwania na zwrot podatku VAT

Zwroty w trybach szybkich następują poprzez kredytowanie kwoty podatku VAT po otrzymaniu oryginałów faktur E100.

Fakturowanie netto – polega na opłaceniu faktur E100 bez kwoty podatku VAT i dostępne raczej dla dużych firm po uzgodnieniu ze swoim opiekunem regionalnym.

– Oczywiście poszczególne tryby różnią się wysokością prowizji wg bardzo prostej zależności – im szybszy tryb tym prowizja będzie wyższa – wyjaśnia Justyna Krysiak. – Specjaliści E100 pomogą także odzyskać podatek akcyzowy z siedmiu państw Europy (zwrot akcyzy odbywa się na podstawie dostarczonych faktur). To Belgia, Chorwacja, Francja, Hiszpania, Słowenia, Węgry, Włochy.

Generalne warunki zwrotu akcyzy:

Rodzajem działalności firmy musi być: transport drogowy towarów
Masa ciężarówki musi wynosić pow. 7,5 tony
Zwrot realizowany jest tylko na podstawie oryginałów lub kopii faktur zwierających wszystkie załączniki ze szczegółami transakcji (rachunki nie są akceptowane)
Karty paliwowe muszą być przypisane do konkretnych pojazdów

– Klienci E100, kiedy podejmą decyzję o tym, żeby powierzyć usługę odzyskania podatku VAT i akcyzy otrzymują osobistego opiekuna, z którym dobierają warunki i tryb zwrotu w zależności od potrzeb i oczekiwań – mówi Justyna Krysiak. – Zasadniczo, bo oczywiście zależy to od wielu czynników – stawek VAT i akcyzy w danym kraju czy ilości zatankowanego paliwa, wysokości poniesionych opłat – możemy powiedzieć, że przy minimalnym zaangażowaniu naszego klienta może on oczekiwać zwrotów do 27 proc. poniesionych kosztów. Informujemy, że wprowadziliśmy nowy kalkulator zwrotu podatku VAT i akcyzy, który pozwala na oszacowanie potencjalnego zwrotu za poniesione wydatki. Nasze narzędzie to świetne rozwiązanie dla firm transportowych, które mogą z większą dokładnością planować swoje zakupy i optymalizować korzyści finansowe.

Z kalkulatora można skorzystać tutaj: https://e100.eu/pl/products/vat#calc

– Klienci E100 mogą składać wnioski w cyklu kwartalnym/rocznym po osiągnięciu wymaganej kwoty, która została ustalona dyrektywą europejską – dodaje Justyna Krysiak. – Trzeba oczywiście wziąć pod uwagę czas rozpatrywania wniosków – zależy on od kraju, w którym zostały poniesione koszty. Różnice w czasie rozpatrywania wniosków mogą być bardzo duże: od dwóch do sześciu miesięcy. Dodatkowo urząd skarbowy może przesłać wezwanie do wniosku co wydłuża czas rozpatrywania o dwa miesiące.

Nasza rozmówczyni wylicza zalety korzystania z obsługi zwrotu podatków VAT i akcyzy przez E100:

Przewoźnik nie musi sam śledzić i pilnować przepisów w każdym kraju, w którym prowadzi biznes i ponosi koszty – różnice w przepisach mogą dotyczyć zarówno wymagań dokumentacyjnych jak i procedur składania wniosków.
W imieniu przewoźnika dokumentację w danym języku, którego zwrot podatków dotyczy, prowadzi E100.
Przewoźnik nie musi być skazany na długie terminy oczekiwania na zwrot VAT czy akcyzy – korzystając z szybkich ścieżek czy fakturowania netto może ten proces zasadniczo skrócić.
Specjaliści z E100 gwarantują zminimalizowanie ryzyka błędów proceduralnych (błędy w dokumentacji), które mogą skutkować odmową zwrotu lub wydłużeniem czasu oczekiwania na zwrot – firma zajmuje się kompleksowo całym procesem zwrotu podatków, pilnuje terminów i obiegu dokumentów. Monitoruje również na bieżąco zmiany w przepisach podatkowych – przewoźnik może się skupić na swoim biznesie.

Eurowag

Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader, Grupa Eurowag: – To co wyróżnia Eurowag to zoptymalizowanie poniesionych przez przewoźników kosztów przez dobór odpowiedniej oferty względem oczekiwań klienta, z opcją natychmiastowego zwrotu VAT z naszych produktów, rzadko spotykaną na rynku opcją finansowania akcyz oraz sztuczną inteligencją, wspierającą naszą kadrę w precyzyjnym, sprawniejszym procesie odzyskania podatków, z minimalizacją ryzyka błędu czynnika ludzkiego. Dzięki usłudze zwrotu podatku od Eurowag, firmy transportowe mogą zaoszczędzić od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent na kosztach za granicą, a co najważniejsze są one odciążone w przygotowaniu niezbędnych dokumentów. To Eurowag zajmuje się dopełnieniem formalności i kwestii proceduralnych, tj. przygotowanie niezbędnej dokumentacji, rejestracja w US, wyrobienie appostille, obsługa wniosku do momentu zakończenia procesu zwrotu w tym komunikacja z właściwym organem podatkowym. Dzięki naszemu długoletniemu doświadczeniu doskonale wiemy, które kraje czego dokładnie wymagają w procesie ubiegania się o zwrot podatku VAT, a także mamy świadomość wielu innych szczegółów, o których wewnętrzni księgowi z poszczególnych państw mogą na bieżąco nie śledzić – podkreśla.

– W przypadku, gdy wniosek o zwrot podatku VAT zostanie odrzucony zajmujemy się również jego apelacją – dodaje Karolina Styrcz. – Pomagamy odzyskiwać środki od podatku VAT z 26 krajów UE oraz Wielkiej Brytanii i Norwegii. Z kolei o zwrot akcyzy na paliwo możemy ubiegać się w siedmiu krajach, m.in. we Francji, Włoszech, Belgii, Słowenii, na Węgrzech, Chorwacji czy Hiszpanii, w tym z sześciu z opcją szybkiego trybu zwrotu. Warto również zaznaczyć, że naszym klientom udostępniamy opcję standardowego zwrotu VAT, gdzie my zajmujemy się wszystkimi formalnościami administracyjnymi. Dajemy również możliwość natychmiastowego zwrotu podatku VAT, tzw. finansowania w trybie przyspieszonym. Oznacza to, że przewoźnicy nie muszą czekać na otrzymanie pieniędzy od odpowiedniego urzędu skarbowego. Zamiast tego my przedpłacamy należny zwrot w chwili wystawienia faktur Eurowag, oferujemy również finansowanie podatków z faktur od podmiotów trzecich i wykonujemy całą pracę administracyjną dla organu podatkowego. Z kolei w sytuacji zwrotu podatku od akcyzy oferujemy również usługę szybkiego finansowania, tzw. Advanced Payment, w którym przewoźnik otrzymuje zwrot zaraz po złożeniu niezbędnego wniosku. Dzięki temu, podobnie jak w przypadku VAT-u, nie musi on czekać na decyzję i przesłanie pieniędzy przez odpowiedni urząd celny.

odzyskiwanie3

UTA Edenred

Usługa zwrotu podatku od wartości dodanej (VAT) z zagranicy oraz zwrotu należnej części akcyzy, to jeden z elementów kompleksowej oferty UTA Edenred dla firm transportowych, spedycyjnych i innych zajmujących się transportem towarów lub wykorzystujących pojazdy do własnych celów.

– Klienci UTA Edenred korzystający z naszych podstawowych usług, jak bezgotówkowe tankowania i rozliczanie opłat drogowych w niemal całej Europie, nie muszą szukać zewnętrznego dostawcy usług zwrotu VAT i akcyzy – mogą skorzystać ze sprawdzonego, współpracującego z nami partnera, który na podstawie umowy oraz udzielonych pełnomocnictw, dzięki doskonałej znajomości przepisów i wymagań zagranicznych urzędów, sprawnie dopełni wszelkich formalności, by jak najszybciej odzyskać pieniądze klienta. Prowadzi również komunikację z zagranicznymi urzędami, jeśli zaistnieje taka konieczność – informują przedstawiciele UTA Edenred.

– Odzyskanie podatku staje się dla klienta czystą formalnością. Kwoty VAT oraz akcyzy zwrócone przez urzędy lub należne do zwrotu rozliczane są co do zasady w fakturach UTA.

Oszczędności i korzyści są zauważalne, nawet przy małych kwotach zwrotu. Umożliwiamy zwrot podatku nie tylko z faktur UTA ale także z faktur trzecich wystawianych przez innych dostawców.

Aktualnie UTA Edenred oferuje zwrot VAT z 27 państw: Austrii, Belgii, Bułgarii, Czech, Chorwacji, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Niemiec, Norwegii, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Włoch, Węgier, Portugalii, Grecji, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii.

Możliwe są różne tryby zwrotu:

- Szybki Zwrot 15 na zasadzie przedpłat – należna kwota podatku będzie przedpłacona na bieżąco w fakturach UTA.

- Szybki Zwrot 30 (tzw. kwartalny) – na zasadzie przedpłat – zwrot podatku nastąpi w fakturze UTA w ciągu 30 dni po zakończonym kwartale.

– Normalny Zwrot VAT – następuje po otrzymaniu należnych środków z poszczególnych urzędów skarbowych. Dostępny jest niezależnie od wnioskowanej kwoty VAT do zwrotu.

– Zwrot Akcyzy – UTA Edenred oferuje z krajów: Belgia, Francja, Słowenia, Włochy, Węgry, Chorwacja i Hiszpania.

VAT Polska

Od 2002 roku VAT Polska, polski oddział grupy Negometal (12 europejskich spółek zależnych), pomaga przewoźnikom wykonującym transport międzynarodowy w odzyskiwaniu podatków (VAT oraz akcyzy paliwowej i energetycznej) i oferując rozwiązania w zakresie europejskich opłat drogowych. Co wyróżnia VAT Polska na rynku?

Jak zapewnia Rafał Nowak, wyróżnia ją m.in. wiedza i doświadczenie: VAT Polska pomaga przewoźnikom odzyskać podatki w całej Europie od ponad dwudziestu lat.

„Nasi eksperci znają specyfikę każdego kraju i udzielają klientom porad i pomocy w złożonych procedurach administracyjnych – komunikuje firma. – Jesteśmy dumni z bardzo wysokich wskaźników sukcesu w zakresie zwrotów podatku VAT. Nasze dogłębne zrozumienie przepisów podatkowych pozwala nam optymalizować wnioski o zwrot i osiągać pozytywne wyniki dla naszych klientów. Pełne stawki zwrotu podatku VAT osiągnięte przez profesjonalnych agentów, takich jak my, wynoszą 71 proc.. Jeśli porównamy ten odsetek z 45 proc. zwracanymi bezpośrednio przez firmy składające wnioski, zobaczymy, że nasza wiedza specjalistyczna stanowi prawdziwą wartość dodaną dla firm (dane Międzynarodowego Stowarzyszenia VAT).

Ponadto jest to spersonalizowana obsługa klienta.

– W VAT Polska stawiamy na zaufanie i satysfakcję klienta. Nasz zespół jest dostępny, aby odpowiedzieć na pytania i zapewnić wsparcie w trakcie całego procesu. Spersonalizowane podejście robi różnicę – zapewniają przedstawiciele firmy i dodają: – Dzięki oddziałom w 12 krajach europejskich możemy obsługiwać zwroty podatku w całej Europie.

Grupa Negometal odzyskuje podatek VAT w 27 krajach Unii Europejskiej, a także w Norwegii, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii.

Oferuje dwie różne procedury odzyskiwania podatku VAT;

– Normalna płatność: Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji (faktur), następuje złożenie wniosku do europejskich organów podatkowych. Po rozpatrzeniu wniosku, urzędy skarbowe zwracają całkowitą kwotę podatku VAT. Czas odzyskiwania zależy od kraju i konkretnych procedur administracyjnych. Zazwyczaj trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy.

– Płatność prefinansowana: VAT Polska oferuje swoim klientom rozwiązanie pozwalające na szybsze otrzymanie pieniędzy. Przewoźnik może otrzymać pieniądze już po 10 dniach od przekazania dokumentów potrzebnych do złożenia wniosków ze środków grupy Negometal i nie czekać na zwrot z administracji fiskalnej danego kraju.

VAT Polska pomaga również w przypadku wezwań ze strony urzędów skarbowych do przedstawienia dodatkowych dokumentów i wyjaśnień, wykorzystując swoją wiedzę o kliencie i posiadane już dokumenty. Dzięki temu może odpowiedzieć na te wezwania, minimalizując obciążenie klienta dodatkową pracą.

– Naszym priorytetem jest śledzenie wszystkich naszych projektów od początku do końca”. Możemy odwoływać się do organów podatkowych po odrzuceniu wniosku z różnych powodów. Niedawno uzyskaliśmy zwrot podatku VAT dla jednego z naszych klientów, którego wniosek został odrzucony po pierwszym złożeniu – zapewnia firma VAT Polska.

Vialtis

– Vialtis jest niezależnym agentem podatkowym, niepołączonym z żadną kartą paliwową, co zapewnia naszym klientom najważniejszą rzecz w biznesie: swobodę negocjacji cen paliwa z dowolną liczbą dostawców kart paliwowych – mówi Grzegorz Bereda, International Sales Manager. – Następstwem tej przewagi konkurencyjnej jest równy standard usługi niezależnie od liczby i nazwy wystawców faktur dostarczanych przez naszych klientów. Gdy już faktury trafią do nas, zapewniamy najszybszy na rynku zwrot bezpośrednio do klienta – 48 godzin – tyle czasu potrzebujemy na przeprocesowanie faktur i realizację przelewu! Dotyczy to każdej faktury paliwowej i autostradowej. Przyspieszamy również wypłatę akcyzy opłaconej w cenie paliwa. Obecnie okres oczekiwania na akcyzę belgijską niebezpiecznie wydłużył się do niemal 12 miesięcy. Nasi klienci mają możliwość odzyskać akcyzę w 30 dni, w końcu czas, to pieniądz... A pieniądz, ten z podatku VAT, możemy odzyskać ze wszystkich krajów Unii Europejskiej, jak i krajów nienależących do niej, w których przepisy na to pozwalają. Akcyzę zawartą w cenie oleju napędowego zwracamy nie tylko z Belgii, ale również z Francji, Hiszpanii, Słowenii, Włoch i Węgier. Wyzwaniami naszych czasów jest permanentny pośpiech, brak czasu, czy potrzeba zwiększenia płynności finansowej – dodaje Grzegorz Bereda. – Wszystkie niedogodności z tym związane bierzemy na swoje barki, zarządzając w imieniu klientów relacjami z urzędami skarbowymi oraz odpowiedziami na ich zapytania i kontrole.

ZMPD

ZMPD oferuje usługę zwrotu podatku VAT z Unii Europejskiej oraz z Norwegii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii.

– Nasza oferta skierowana jest do firm transportowych, zwrot podatku VAT dotyczy kosztów zakupu paliwa, opłat za przejazdy autostradowe, opłat za parkingi itp. – informuje Marcin Wojcieszak, Kierownik zespołu ds. zwrotu podatku VAT oraz obsługi wizowej. – W celu odzyskania podatku VAT, należy złożyć wniosek do odpowiedniego urzędu skarbowego. Wniosek składa się w formie elektronicznej, poprzez portal e-deklaracje. Do każdego kraju należy złożyć oddzielny wniosek za odpowiedni okres (kwartał, półrocze, rok kalendarzowy). Wniosek za rok poprzedni można złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 30 września roku kolejnego.

Po złożeniu wniosku zagraniczny urząd skarbowy w ciągu maksymalnie czterech miesięcy powinien wydać decyzję dotyczącą rozpatrzenia wniosku.

ZMPD oferuje swoim klientom zwrot podatku VAT w dwóch trybach. W trybie zwykłym, składane są odpowiednie wnioski, a po ich rozpatrzeniu zagraniczne urzędy skarbowe przesyłają pieniądze na konto ZMPD, gdzie po potrąceniu prowizji zwrot podatku VAT jest przelewany na konto klienta. Tryb prefinansowania polega na tym, że w ciągu 14 dni od otrzymania faktur lub paragonów do zwrotu podatku VAT, ZMPD wypłaca kwotę VAT zliczoną z otrzymanych dokumentów pomniejszoną o kwotę prowizji.

– ZMPD świadczy usługę zwrotu podatku VAT w oparciu o najnowocześniejsze autorskie oprogramowanie, którego jedną z największych zalet jat możliwość automatycznego przetwarzania danych z dokumentów poprzez moduł OCR – dodaje Marcin Wojcieszak. – Dzięki temu rozwiązaniu, skracamy do minimum czas potrzebny do przygotowania odpowiednich wniosków. Dodatkowo usługę prefinansowania świadczymy w oparciu o środki własne co również znacznie przyspiesza czas na wypłatę zwrotu VAT. Zwrot podatku odbywa się na podstawie faktur VAT a w niektórych krajach również na podstawie paragonów kasowych, wysokość prowizji ZMPD jest taka sama bez względu na rodzaj dokumentów przedstawionych do zwrotu podatku VAT.

Jak wskazuje przedstawiciel ZMPD, mając na uwadze, że stawki VAT w poszczególnych krajach oscylują w granicach 20 proc., a w przypadku Węgier aż 27 proc., firmy ubiegające się o zwrot podatku VAT mogą odzyskać znaczną część poniesionych kosztów.

– Dodatkowo, wybierając usługę prefinansowania, świadczoną przez ZMPD zwrot podatku VAT można odzyskać praktycznie natychmiast – zapewnia M. Wojcieszak. – VAT można odzyskać z każdego kraju Unii Europejskiej, również z Norwegii, Szwajcarii oraz Wielkiej Brytanii.

Według M. Wojcieszaka, zalety usługi zwrotu podatku VAT świadczonej przez ZMPD to m.in. niskie stawki prowizyjne, dwa tryby zwrotu podatku VAT do wyboru (zwykły, prefinansowanie), taka sama stawka prowizyjna w przypadku obsługi faktur VAT i paragonów, możliwość przesłania faktur oraz paragonów do zwrotu VAT w formie elektronicznej, kompleksowa obsługa w przypadku dodatkowych zapytań ze strony zagranicznego urzędu skarbowego, szybkie przetwarzanie nadesłanych dokumentów dzięki autorskiemu oprogramowaniu z modułem OCR, możliwość otrzymania zwrotu podatku VAT z faktury przed upływem jej terminu płatności, a także dodatkowa usługa zwrotu podatku akcyzowego z wybranych krajów.

T&M nr 7-8/2024

Tekst: Antoni Gostyński

Add comment

OBEJRZYJ ONLINE