Kasa wraca z zagranicznych skarbówek
Rosnące koszty prowadzenia działalności transportowej sprawiają, że przedsiębiorcy poszukują sposobów na optymalizację wydatków.
Jednym z najbardziej efektywnych rozwiązań jest odzyskiwanie podatku VAT zapłaconego za granicą. Dla firm realizujących przewozy międzynarodowe może to oznaczać odzyskanie nawet kilkudziesięciu tysięcy euro rocznie.
Jak twierdzą eksperci, wielu przewoźników wciąż nie wykorzystuje pełnego potencjału tego rozwiązania, pozostawiając znaczące kwoty w zagranicznych urzędach skarbowych.
Jakie wydatki do uwzględnienia?
Jak wskazują eksperci z firm pośredniczących w załatwianiu zwrotu VAT, przewoźnik może odzyskać ten podatek za wiele kosztów ponoszonych w trakcie realizacji działalności w transporcie międzynarodowym. Najczęściej są to: paliwo, opłaty drogowe, serwis pojazdów, części zamienne czy parkingi.
W wybranych krajach można również ubiegać się o zwrot VAT za noclegi i posiłki w restauracjach. Według Cezarego Ogonowskiego, country managera Poland Diesel24, szczególnie korzystne możliwości dają tu m.in. Francja, Niemcy i Wielka Brytania. Nadi Kanaan, prezes VAT Polska i CEO grupy Negometal (VAT Polska stanowi polską część grupy Negometal) uzupełnia listę kosztów uwzględnianych przy odzyskiwaniu VAT o wynajem lub leasing pojazdów. Justyna Krysiak, kierownik operacyjny działu VAT w E100 dodaje zakup AdBlue.
– W E100 często widzimy, że firmy nie wykorzystują wszystkich możliwości odzyskania podatku, ponieważ nie wiedzą, że część ponoszonych przez nie kosztów podlega zwrotowi – mówi Justyna Krysiak.
Ile można zaoszczędzić?
Bartosz Cekiera, fleet customer office director w MOL Polska szacuje, że w przypadku firm realizujących regularne przewozy międzynarodowe mówimy często o tysiącach, a nawet dziesiątkach tysięcy euro rocznie.
Cezary Ogonowski (Diesel24): – Odzyskany VAT to środki, które można ponownie wykorzystać w firmie – na paliwo, wynagrodzenia, leasing. Zapewnia to lepszą płynność finansową – zwłaszcza dzięki przyspieszonym formom rozliczenia VAT oraz oszczędność czasu i zasobów – nie trzeba angażować działu księgowego wewnątrz firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że firmy posiadające ponad 100 pojazdów ciężarowych niemal zawsze wybierają przyspieszony zwrot VAT.
Sebastian Cimoch, sales team manager DKV Mobility i Justyna Krysiak (E100) zwracają uwagę, że skala oszczędności zależy od krajów, w których firma ponosi wydatki, liczby pojazdów, poziomu zużycia paliwa i struktury kosztów. W przypadku VAT mówimy często o kwotach sięgających kilkunastu procent wartości poniesionych wydatków. W skali roku, szczególnie przy większej flocie i regularnych trasach zagranicznych, może się to przełożyć na oszczędności liczone w dziesiątkach tysięcy euro.
Justyna Krysiak: – Aby ułatwić przedsiębiorcom oszacowanie potencjalnych korzyści, przygotowaliśmy na stronie E100 bezpłatny kalkulator zwrotu VAT. Po wpisaniu podstawowych danych dotyczących wydatków można sprawdzić, jaka kwota może wrócić do firmy.
Matas Karaliūnas, dyrektor działu sprzedaży Edenred Finance: – Firma transportowa dysponująca flotą 10 pojazdów ciężarowych wydaje zazwyczaj około 800 tys. do 850 000 euro rocznie na samo paliwo. Przy uwzględnieniu standardowej stawki VAT w Niemczech (19%), teoretycznie mogłaby ona odzyskać rocznie nawet 152 tys. do 161,5 tys. euro z tytułu samych wydatków na paliwo.
Jak zapewniają Karolina Styrcz, tax refund team leader i Katarzyna Hondowicz, senior tax coordinator w Grupie Eurowag, dla małych i średnich firm transportowych zwroty często wynoszą od kilku do kilkudziesięciu tysięcy euro rocznie, natomiast większe floty mogą odzyskiwać nawet setki tysięcy euro.
Nadi Kanaan (VAT Polska) precyzuje, że w zależności od krajów, w których prowadzą działalność, oraz intensywności działalności transgranicznej, europejskie przedsiębiorstwa transportowe mogą zazwyczaj odzyskać od 17% do 27% swoich wydatków.
Procedury standardowe i przyspieszone
Na czym polega procedura odzyskiwania środków, jak długo trwa (od czego to zależy?), jakie są możliwości jej przyspieszenia i jak często można składać wniosek o odzyskanie VAT?
Justyna Krysiak (E100) wskazuje, że cały proces rozpoczyna się od zgromadzenia i weryfikacji dokumentów, a następnie przygotowania oraz złożenia wniosku do właściwego urzędu skarbowego. Firma pomaga odzyskiwać VAT z 30 krajów Europy.
– Oprócz standardowego trybu zwrotu, oferujemy szybki tryb kwartalny i miesięczny, w których zwrot realizowany jest w formie kredytowania po otrzymaniu oryginałów faktur – informuje przedstawicielka E100. – Największe firmy mogą dodatkowo skorzystać z fakturowania netto, czyli opłacania faktur bez kwoty podatku VAT. W praktyce wybór odpowiedniego rozwiązania zależy przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorcy bardziej zależy na ograniczeniu kosztów obsługi, czy na jak najszybszym odzyskaniu środków i poprawie płynności finansowej.
Dzięki współpracy z Diesel24 można odzyskać VAT z wszystkich krajów Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii, Norwegii i Szwajcarii.
Cezary Ogonowski (Diesel24) i Sebastian Cimoch (DKV Mobility) informują, że standardowy czas oczekiwania na zwrot VAT to – zgodnie z dyrektywą unijną – do 4 miesięcy od dnia poprawnego złożenia wniosku. W praktyce czas ten zależy od kraju, urzędu oraz poprawności dokumentów. Przykładowo w Austrii VAT potrafi wrócić nawet po 2 tygodniach, w Niemczech procedura może potrwać 8–9 miesięcy.
Standardowa procedura odzyskiwania VAT polega na zebraniu i weryfikacji dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, przygotowaniu wniosku oraz złożeniu go do właściwych instytucji podatkowych w danym kraju.
Wnioski o zwrot VAT można składać kwartalnie lub rocznie.
W DKV Mobility usługa obejmuje zarówno standardową procedurę zwrotu VAT, jak i rozwiązanie przyspieszone, które pozwala poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa bez konieczności oczekiwania na zakończenie pełnej procedury prowadzonej przez zagraniczne urzędy skarbowe. DKV Mobility obsługuje zwroty VAT z 29 krajów Europy, w tym z najważniejszych kierunków dla polskiego transportu międzynarodowego, m.in. Niemiec, Francji, Włoch, Hiszpanii, Austrii, Czech, Belgii i Holandii.
Edenred Finance zajmuje się odzyskiwaniem podatku VAT ze wszystkich krajów UE oraz wybranych krajów spoza UE, w tym z Norwegii, Szwajcarii, Liechtensteinu i Wielkiej Brytanii. Firma zajmuje się wszystkimi kwestiami administracyjnymi związanymi z procesem zwrotu VAT – od gromadzenia faktur i składania wniosków po komunikację z europejskimi organami podatkowymi.
– Należy pamiętać, że firmy mogą ubiegać się o zwrot VAT wyłącznie w przypadku wydatków związanych z działalnością gospodarczą, poniesionych za granicą – w krajach, w których nie prowadzą działalności handlowej ani nie posiadają oficjalnych przedstawicielstw – podkreśla Matas Karaliūnas. – Zazwyczaj proces zwrotu VAT trwa od jednego do ośmiu miesięcy. Firmom, które nie chcą czekać, Edenred Finance oferuje zwrot środków w trybie przyspieszonym (prepaid): po złożeniu całej wymaganej dokumentacji przelewamy środki w ciągu dwóch dni roboczych.
Współpracując z Grupą Eurowag firmy transportowe mogą odzyskać zagraniczny VAT ze wszystkich krajów Unii Europejskiej, a także z Wielkiej Brytanii i Norwegii. Jak informują Karolina Styrcz i Katarzyna Hondowicz, aby rozpocząć usługę zwrotu zagranicznego VAT, firma musi posiadać aktywny numer VAT oraz prowadzić działalność w zakresie transportu drogowego towarów (NACE 49.41) lub innego lądowego transportu pasażerskiego (NACE 49.39). Konieczne jest także podpisanie dokumentów aktywacyjnych, w tym pełnomocnictwa upoważniającego Eurowag do działania w imieniu firmy przed organami podatkowymi, oraz przekazanie faktur i paragonów od zewnętrznych dostawców. Faktury Eurowag są automatycznie zaczytywane do wniosków.
Minimalna kwota VAT wymagana do złożenia wniosku kwartalnego wynosi 400 EUR, zaś wniosku rocznego 150 EUR. Proces można przyspieszyć dzięki usłudze Net Invoicing. To rozwiązanie, które umożliwia otrzymanie kwoty zwrotu bezpośrednio od Eurowag jeszcze przed zakończeniem procedury przez organy podatko
we.
Bartosz Cekiera (MOL Polska) zapewnia, że klienci firmy mogą odzyskiwać VAT nie tylko od transakcji realizowanych kartami flotowymi MOL, ale także od innych zakupów dokonanychza granicą, pod warunkiem posiadania prawidłowej dokumentacji. Usługa obejmuje łącznie 31 krajów.
– Co istotne, zakres usługi nie ogranicza się do krajów, w których MOL Polska prowadzi działalność – mówi Bartosz Cekiera. – Oferujemy usługę zwrotu VAT w 28 państwach – w tym w Szwajcarii, Norwegii, Wielkiej Brytanii i Liechtensteinie. Dzięki temu nasi klienci mogą odzyskiwać VAT również od zakupów paliwa dokonanych u innych dostawców. W MOL Polska oferujemy również usługę szybkiego zwrotu VAT. Po pozytywnej weryfikacji dokumentów klient może otrzymać środki odpowiadające wartości odzyskiwanego podatku nawet w ciągu 10 dni.
Zakres działalności VAT Polska obejmuje Unię Europejską, Szwajcarię, Norwegię i Wielką Brytanię, czyli łącznie 30 krajów stanowiących kluczowe i strategiczne obszary gospodarcze pod względem transportu.
Według Nadi Kanaana (VAT Polska), czas trwania procedury zależy od kilku czynników: kraju, obciążenia pracą lokalnych organów administracyjnych, jakości dokumentów, statusu prawnego przewoźnika, a także doświadczenia w składaniu wniosków. Może to trwać od kilku tygodni do ponad 6 miesięcy.
W przypadku VAT Polska dostępnych jest kilka rodzajów zwrotu VAT: tryb standardowy wiąże się z okresem oczekiwania od 2 do 6 miesięcy; tryb szybki/kwartalny - okres oczekiwania na zwrot VAT wynosi 3 miesiące i dwa tryby szybkie - zwroty co miesiąc lub nawet w ciągu 15 dni.
ZMPD oferuje usługę zwrotu podatku VAT z Unii Europejskiej oraz z Norwegii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii. Wniosek składa się w formie elektronicznej, poprzez portal e-deklaracje. Do każdego kraju należy złożyć oddzielny wniosek za odpowiedni okres (kwartał, półrocze, rok kalendarzowy). Wniosek za rok poprzedni można złożyć w terminie do 30 września roku kolejnego. ZMPD oferuje swoim klientom zwrot podatku VAT w dwóch trybach. W trybie zwykłym, składane są odpowiednie wnioski, po ich rozpatrzeniu zagraniczne urzędy skarbowe przesyłają pieniądze na konto ZMPD, gdzie po potrąceniu prowizji zwrot podatku VAT jest przelewany na konto klienta. Tryb prefinansowania polega na tym, że w ciągu 14 dni od otrzymania faktur lub paragonów do zwrotu podatku VAT, ZMPD wypłaca kwotę VAT zliczoną z otrzymanych dokumentów pomniejszoną o kwotę prowizji. ZMPD świadczy usługę zwrotu podatku VAT w oparciu o autorskie oprogramowanie, które pozwala na automatyczne przetwarzanie danych z dokumentów poprzez moduł OCR. Dzięki temu rozwiązaniu, skraca się do minimum czas potrzebny do przygotowania odpowiednich wniosków.
Z jakimi trudnościami trzeba się mierzyć?
Z jakimi problemami borykają się przewoźnicy przy odzyskiwaniu VAT?
Cezary Ogonowski (Diesel24): – Wielu przewoźników nie wie, że może odzyskać VAT za pewne wydatki – albo nie ma wiedzy, jak przygotować odpowiednie dokumenty, by taki zwrot był możliwy. Inni nie mają świadomości, że różne kraje mają różne wymagania dotyczące np. formy dokumentu.
Eksperci z DKV Mobility, E100, Grupy Eurowag i MOL Polska wskazują, że najczęstsze problemy przewoźników przy odzyskiwaniu VAT to błędy formalne na fakturach, brak wymaganych danych, nieprawidłowe stawki podatku, opóźnienia po stronie zagranicznych instytucji. Wyzwaniem są także różnice w przepisach obowiązujących w poszczególnych krajach, bariery językowe podczas kontaktów z urzędami i długie terminy rozpatrywania spraw.
Sebastian Cimoch (DKV Mobility): – Firma, która regularnie tankuje za granicą, może mieć część faktur wystawionych niezgodnie z wymaganiami danego kraju. Bez specjalistycznego wsparcia przewoźnik musi sam ustalać, które dokumenty są poprawne, kontaktować się z różnymi instytucjami i pilnować terminów. To angażuje czas zespołu, a jednocześnie opóźnia zwrot środków.
Justyna Krysiak (E100): – Wyzwaniem są też różnice między państwami. Dokument, który zostanie zaakceptowany w jednym kraju, w innym może okazać się niewystarczający. Do tego dochodzą wezwania do uzupełnienia dokumentów, często sporządzane w lokalnym języku, co dodatkowo komplikuje cały proces.
Matas Karaliūnas (Edenred Finance): – Dla firm transportowych proces odzyskiwania VAT jest czasochłonny. Zauważyliśmy, że przewoźnicy, którzy próbują samodzielnie składać wnioski często spotykają się z opóźnieniami lub niespodziewanymi decyzjami odmownymi. Do głównych wyzwań, z jakimi się mierzą, należą błędy w dokumentacji, nieznajomość przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach oraz niedotrzymanie terminów. Choć kwestie zwrotu VAT regulują przepisy unijne, poszczególne państwa członkowskie rozpatrują wnioski zgodnie z własnymi procedurami krajowymi. W rezultacie nawet drobne pomyłki mogą znacząco opóźnić proces zwrotu środków.
Nadi Kanaan (VAT Polska) podkreśla, że chociaż przepisy w tej dziedzinie zmierzają w kierunku harmonizacji na poziomie europejskim, państwa członkowskie zachowują autonomię w zakresie szczegółowych wymogów i praktyk stosowanych przez lokalne organy podatkowe.
– Niektóre kraje mogą wyłączać określone rodzaje wydatków (na przykład rachunki z restauracji, hoteli itp.) z odzyskiwania podatku VAT – zwraca uwagę Nadi Kanaan. – Organy podatkowe przeprowadzają coraz więcej kontroli i wysyłają coraz więcej wniosków o udzielenie informacji. Przewoźnicy muszą zachować dowody zakupu (faktury, paragony) dotyczące każdego wydatku. Brak odpowiednich dokumentów może skutkować odrzuceniem wniosków o zwrot kosztów. Jednak nie wszystkie paragony uprawniają do zwrotu podatku VAT. W wielu krajach zwrot podatku VAT jest dozwolony na podstawie paragonów, ale tylko wtedy, gdy spełniają one określone warunki, w szczególności, jeśli zawierają: nazwę i adres wystawcy, numer identyfikacji podatkowej, kwotę mieszczącą się w określonym progu, pieczęć oraz podpis.
Ponadto kontakty z zagranicznymi organami podatkowymi mogą utrudniać bariery językowe. Przewoźnicy muszą zadbać o to, by ich wnioski były sformułowane precyzyjnie. Oprócz złożenia wniosków niezbędne jest rygorystyczne monitorowanie spraw. Terminy rozpatrywania wniosków różnią się znacznie w zależności od urzędu skarbowego, a niektóre sprawy wymagają ponownych zgłoszeń lub dodatkowej korespondencji, zanim zostaną sfinalizowane.
Jak wskazują przedstawiciele ZMPD, obecnie dużym problemem są również znaczne opóźnienia rozpatrywania wniosków przez zagraniczne urzędy skarbowe, szczególnie dotyczy to krajów takich jak Niemcy i Rumunia, gdzie czas na rozpatrzenia wniosków może ulec wydłużeniu do 12 miesięcy.
T&M nr 7-8/2026
Tekst: Antoni Gostyński
Add comment