Nie wszystko zapłacone przepada

Jednym z kluczowych mechanizmów pozwalających na ograniczenie kosztów operacyjnych w międzynarodowej działalności transportowej jest zwrot akcyzy za paliwo zakupione za granicą.

Akcyza to podatek pośredni nakładany m.in. na paliwa silnikowe. W krajach Unii Europejskiej jej wysokość jest zróżnicowana, a przewoźnicy tankujący za granicą mogą ubiegać się o zwrot części zapłaconego podatku.

Warunki zwrotu

Przedstawiciele firm oferujących odzyskiwanie akcyzy podpowiadają, że zwrot przysługuje firmom transportowym wykorzystującym pojazdy o maksymalnej masie całkowitej od 7,5 tony.

Jak podpowiadają w E100, Vat Polska i w Transtax, istnieje również możliwość ubiegania się o zwrot akcyzy dla firm dysponujących flotą autobusów i minibusów. Według Zofii Bednarskiej, specjalistki ds. odzyskiwania akcyzy z zagranicy Transtax chodzi o pojazdy do regularnego lub sporadycznego przewozu pasażerów w kategoriach M2 lub M3 (wyjątek stanowią Włochy, tam tylko autobusy liniowe typu Polski Bus mogą odzyskiwać akcyzę, inne autokary wycieczkowe nie mogą ubiegać się o zwrot akcyzy).

W E100 podają przykłady: w Belgii dotyczy to autobusów o pojemności co najmniej 9 pasażerów (bez kierowcy); we Francji zwrot przysługuje przewoźnikom i operatorom autokarowym z krajów UE; w Słowenii obejmuje autobusy o pojemności co najmniej 9 osób (bez kierowcy).

Sebastian Cimoch, sales team manager, DKV Mobility Polska wskazuje, że podstawowym warunkiem jest prowadzenie działalności transportowej oraz ponoszenie kosztów paliwa w krajach, które umożliwiają odzyskanie akcyzy.

Justyna Krysiak, kierownik operacyjny Działu VAT w E100 zwraca uwagę, że warunki odzyskania akcyzy są bardziej restrykcyjne niż w przypadku VAT.

– Zwrot dotyczy wyłącznie paliwa udokumentowanego fakturami – mówi przedstawicielka E100. – Kluczowe jest również przypisanie zakupów paliwa do konkretnych pojazdów, co w praktyce oznacza konieczność stosowania kart paliwowych.

Karolina Styrcz, tax refund team leader i Katarzyna Hondowicz, senior tax coordinator (Grupa Eurowag) podpowiadają, że karty uniwersalne nie są akceptowane w procesie rozliczania akcyzy - muszą być stosowane odpowiednie karty paliwowe obsługiwane w ramach systemów zwrotowych.

Firma ubiegająca się o zwrot musi posiadać ważną licencję na transport międzynarodowy, potwierdzającą uprawnienia do wykonywania przewozów. W przypadku floty użytkowanej w leasingu lub najmie, wymagane są kompletne dokumenty: umowy muszą zawierać numer VIN, czyli nr identyfikacyjny każdego pojazdu, podpisy i stemple obu stron oraz harmonogram spłat rat jako obowiązkowy załącznik. Dodatkowe wymagania dotyczą zwrotu akcyzy w krajach, takich jak Belgia i Hiszpania – w tych jurysdykcjach procedura może rozpocząć się dopiero po nadaniu firmie numeru podatkowego NIF. Należy również uwzględnić, że podczas rejestracji lub rozpatrywania wniosków urzędnicy mogą zażądać tłumaczeń przysięgłych umów leasingu lub najmu, co jest częstą praktyką administracyjną.

Dorota Nowak, dyrektor handlowy w OnTurtle dodaje, że firmy transportowe zazwyczaj muszą działać na arenie międzynarodowej i być zarejestrowane do celów akcyzy w swoim kraju macierzystym.

Zofia Bednarska (Transtax) zwraca uwagę, że firma transportowa musi być zarejestrowana na terenie Unii Europejskiej. Pojazdy uprawnione do zwrotu mogą być własnością firmy, wzięte w leasing lub użyczone. Wskazują, że aby odzyskać akcyzę za zakup oleju napędowego, na fakturze musi być podany nr rejestracyjny tankującego pojazdu. W niektórych krajach zwrot akcyzy możliwy jest nawet do kilku lat wstecz. Procedury, stawki oraz dokumentacja są inne dla każdego kraju. Dla przykładu, w Belgii firma transportowa musi być w pierwszej kolejności zarejestrowana w urzędzie celnym, w Hiszpanii najpierw musi uzyskać nr NIF.

Marcin Wojcieszak, kierownik zespołu ds. zwrotu podatku VAT oraz obsługi wizowej ZMPD wskazuje, że procedura zwrotu podatku akcyzowego jest złożona. Poza kompletem faktur za zakup paliwa (z wyszczególnieniem poszczególnych tankowań) i dokumentami pojazdów (dowody rejestracyjne) w przypadku leasingu/najmu wymagana jest pełna dokumentacja potwierdzająca prawo do użytkowania pojazdu (często wymagane są tłumaczenia przysięgłe na język urzędowy danego kraju). Kluczowe jest, aby dokumentacja jednoznacznie potwierdzała, że paliwo zostało zużyte przez uprawnione pojazdy w działalności transportowej.

Z jakich krajów?

Przedstawiciele większości zapytanych przez nas firm pośredniczących w załatwianiu zwrotu informują, że obecnie przewoźnicy mogą ubiegać się o zwrot w siedmiu państwach: Belgii, Francji, Hiszpanii, Włoszech, Chorwacji, Słowenii i na Węgrzech.

akcyza4 Dorota Nowak (OnTurtle) uzupełnia listę krajów o Niemcy. Sieć stacji paliw OnTurtle w całej Europie zapewnia klientom dostęp do odpowiedniej dokumentacji we wszystkich kwalifikujących się krajach.

Nadi Kanaan (VAT Polska) dodaje, że możliwe jest również odzyskanie podatków za okresy przeszłe – od 12 miesięcy (Słowenia) do nawet 60 miesięcy (Węgry, Chorwacja).

Ile można zaoszczędzić?

Justyna Krysiak (E100): – Akcyza nie jest procentem od wartości, lecz stałą kwotą przypisaną do jednostki paliwa, np. określonej liczby litrów. Oznacza to, że odzyskanie akcyzy jest bezpośrednio powiązane z ilością tankowanego paliwa, a nie jego ceną. Wysokość zwrotu zależy od kraju oraz wolumenu tankowanego paliwa, dlatego coraz więcej firm korzysta z narzędzi, które pozwalają to oszacować – np. kalkulatora dostępnego na stronie E100, który umożliwia wstępne wyliczenie zwrotu akcyzy. Stawki akcyzy są aktualizowane w zależności od kraju – w niektórych przypadkach co miesiąc, w innych kwartalnie, a zdarzają się również częstsze zmiany wynikające z decyzji administracyjnych. W praktyce oznacza to, że wysokość zwrotu jest zmienna i zależy zarówno od kraju, jak i momentu zakupu paliwa. Przykładowo, składając wniosek za I kwartał 2026 r., przy założeniu tankowania 1000 litrów paliwa w Belgii, można odzyskać ok. 191 euro. Istotna jest również częstotliwość składania wniosków do urzędów. Co do zasady są one składane kwartalnie, choć występują wyjątki – np. w Hiszpanii operatorzy kart paliwowych mają obowiązek comiesięcznego raportowania ilości zatankowanego paliwa w systemie urzędowym.

Karolina Styrcz i Katarzyna Hondowicz (Grupa Eurowag) wskazują, że wysokość zwrotu zależy przede wszystkim od kraju tankowania oraz od aktualnej stawki akcyzy, która w wielu państwach Unii Europejskiej zmienia się kilka razy w roku. Różnice pomiędzy poszczególnymi krajami są znaczące - zwroty mogą wynosić od kilkudziesięciu do nawet ponad dwustu euro za każde 1000 litrów paliwa.

Nadi Kanaan (VAT Polska): – Nasi klienci mogą odzyskać do 9% kosztów paliwa poprzez zwrot podatku akcyzowego. Weźmy przykład polskiej firmy transportowej, która wyjeżdża za granicę. W drugim kwartale 2025 r. zakupiła ona we Francji 126 731 litrów paliwa po średniej cenie 1,77 euro/l, co łącznie dało kwotę 224 313,87 euro. W miesiącu następującym po zakończeniu kwartału (w którym złożono wniosek) zwrócone firmie podatki akcyzowe wyniosą 19 909 euro, czyli 8,8% całkowitej kwoty wydanej na paliwo.

Dorota Nowak (OnTurtle): – W Hiszpanii standardowa kwota zwrotu akcyzy za olej napędowy dla profesjonalistów wynosi 0,049 euro za litr, pod warunkiem korzystania z homologowanych kart paliwowych i spełnienia wszystkich wymogów regulacyjnych. W odpowiedzi na obecną niestabilność i stały wzrost cen paliw, rząd hiszpański wprowadził tymczasowy środek wsparcia dla sektora transportu drogowego. Do 30 czerwca 2026 r. standardowa kwota zwrotu w wysokości 0,049 euro za litr zostanie tymczasowo zastąpiona wyższą kwotą zwrotu w wysokości 0,20 euro za litr, co zapewni przewoźnikom dodatkową, krótkoterminową ulgę w okresie wyjątkowej presji kosztowej.

Aby podać konkretny i realistyczny przykład: przewoźnik zużywający 20 000 litrów paliwa miesięcznie w Hiszpanii może odzyskać około:

980 euro miesięcznie w ramach standardowego systemu (0,049 euro/l),
do 4000 euro miesięcznie, dopóki obowiązuje tymczasowy system 0,20 euro/l.

Zofia Bednarska (Transtax) informuje, że w zależności od kraju zwrot akcyzy może generować oszczędności rzędu 5-21%. Jednak obecna sytuacja na rynku paliw (Bliski Wschód) spowodowała, że niektóre kraje czasowo ograniczyły lub wstrzymały zwrot podatku akcyzowego.

Marcin Wojcieszak (ZMPD) wskazuje, że wysokość zwrotu zależy od kraju, a czasami także od regionu i okresu tankowania. Przykładowo, w 2025 roku średnie stawki zwrotu wynosiły: Francja – ok. 157,5 € / 1000 l; Belgia – ok. 192,4 € / 1000 l. Dla firmy zużywającej np. 10 000 litrów paliwa miesięcznie oznacza to: Francja: ok. 1 575 € zwrotu; Belgia: ok. 1 924 € zwrotu

Procedura, czas, przyspieszenie

Na czym polega procedura odzyskiwania środków, jak długo trwa i od czego zależy czas realizacji?

akcyza9 Marcin Wojcieszak (ZMPD) informuje, że wnioski można składać kwartalnie (najczęściej), rocznie, w niektórych krajach także miesięcznie. Proces odbywa się poprzez elektroniczne portale administracji poszczególnych państw. Portale te różnią się funkcjonalnością i często działają wolno, co wydłuża cały proces.

Przedstawiciele firm oferujących usługę odzyskiwania akcyzy wyjaśniają, że czas realizacji wniosków o zwrot akcyzy zależy m.in. od poprawności i kompletności dokumentów, lokalnych procedur administracyjnych oraz skali i częstotliwości rozliczeń. Czas realizacji najczęściej mieści się w przedziale od 2 do 6 miesięcy, ale niekiedy może sięgać nawet dwóch lat. W przypadku dodatkowych zapytań ze strony administracji może się on wydłużyć.

akcyza1 Sebastian Cimoch (DKV Mobility): – Coraz większe znaczenie ma automatyzacja i cyfryzacja procesów, które zgodnie z trendami rynkowymi koncentrują się na zwiększaniu przejrzystości i kontroli kosztów.

Według Karoliny Styrcz i Katarzyny Hondowicz (Grupa Eurowag) na czas realizacji zwrotu akcyzy wpływają też lokalne wymagania administracyjne, np. konieczność posiadania numeru NIF w Hiszpanii i Belgii, obciążenie urzędów rozpatrujących wnioski, czy rodzaj umów, szczególnie leasingu lub najmu, które mogą wymagać tłumaczeń przysięgłych.

Jak wskazują przedstawicielki Grupy Eurowag przyspieszenie procesu zwrotu akcyzy jest możliwe przede wszystkim dzięki właściwemu przygotowaniu dokumentacji już na etapie składania wniosku. Kluczowe znaczenie ma kompletność wszystkich wymaganych materiałów, w tym prawidłowo sporządzone umowy leasingu lub najmu zawierające numer VIN pojazdu, podpisy oraz pieczęcie obu stron, a także pełny harmonogram spłat. Równie istotne jest poprawne przypisanie kart paliwowych do konkretnych pojazdów, ponieważ wszelkie niezgodności mogą prowadzić do dodatkowych zapytań ze strony urzędów i wydłużać czas weryfikacji.

Czas realizacji zwrotu uzależniony jest również od wybranego cyklu rozliczeniowego. Kraje, w których można rozliczyć się miesięcznie, umożliwiają znacznie szybszy zwrot środków niż te, które stosują okresy kwartalne lub roczne. Okresy rozliczeń według krajów: Belgia – miesięczny, kwartalny, roczny; Chorwacja - miesięczny, kwartalny, roczny; Hiszpania – miesięczny; Francja – kwartalny i roczny; Słowenia – roczny; Węgry - kwartalny i roczny; Włochy – kwartalny.

– Dodatkową możliwością przyspieszenia wypłaty środków jest skorzystanie z usługi finansowania akcyzy Advanced Payment Grupy Eurowag – dodają panie z Grupy Eurowag. – W ramach naszego rozwiązania firma otrzymuje środki niemal natychmiast po złożeniu wniosku, a proces rozliczenia z urzędem przejmuje operator.

Nadi Kanaan (VAT Polska) doradza, że aby przyspieszyć proces, firma rekomenduje skorzystanie z opcji szybkiej płatności, która pozwala otrzymać środki w ciągu 15 dni. Alternatywnie firma oferuje standardowy tryb rozliczeń, w którym wypłata następuje po otrzymaniu środków od administracji danego kraju.

Dorota Nowak (OnTurtle): – W OnTurtle zarządzamy całym procesem odzyskiwania akcyzy w imieniu przewoźnika, obejmując dokumentację, walidację i bezpośrednią interakcję z odpowiednimi organami podatkowymi.

Chociaż terminów nie da się skrócić, opóźnień można uniknąć. Korzystanie z homologowanych kart paliwowych, upewnienie się, że faktury są zgodne z danymi rejestracyjnymi pojazdu, dostarczenie kompletnej dokumentacji własności lub leasingu oraz utrzymanie płynności finansowej u dostawcy usług – wszystko to przyczynia się do sprawniejszego procesu.

W Transtax widzą to tak: wnioski składamy elektronicznie lub papierowo, w zależności od danego kraju. Okres zwrotu jest inny w każdym państwie. Zazwyczaj czas zwrotu wygląda następująco: Belgia – ok. 3-6 m-cy, Chorwacja – ok. 3-4 m-ce, Francja – ok. 2-4 m-ce, Hiszpania – ok. 1-2 m-ce, Słowenia – ok. 3-4 m-ce, Węgry – ok. 2-4 m-ce, Włochy – ok. 1,5-3 lat.

Aby skrócić czas oczekiwania na zwrot w krajach takich jak Belgia, Francja i Słowenia firma oferuje usługę przyspieszonego zwrotu akcyzy. Po dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów klient otrzymuje przelew swojego podatku w ciągu kilku dni, czyli jeszcze przed całą procedurą złożenia wniosku do urzędu i nie musi czekać na decyzję urzędu celnego.

Jak informuje Marcin Wojcieszak, ZMPD planuje uruchomienie w najbliższym czasie usługi prefinansowania zwrotów podatku akcyzowego.

Problemy przewoźników

Z jakimi problemami stykają się przewoźnicy przy odzyskiwaniu akcyzy?

Według Sebastiana Cimocha (DKV Mobility) najczęstsze wyzwania mają charakter operacyjny i administracyjny: złożoność przepisów w różnych krajach, konieczność prowadzenia dokładnej dokumentacji oraz różnice proceduralne między rynkami.

– Z perspektywy całego rynku transportowego widać, że firmy funkcjonują dziś w środowisku wysokiej presji kosztowej i rosnącej złożoności operacyjnej – komentuje przedstawiciel DKV. – Dlatego brak uporządkowanych procesów lub wsparcia systemowego może utrudniać odzyskiwanie środków.

Justyna Krysiak (E100): – Odmowa zwrotu akcyzy najczęściej wynika z niespełnienia formalnych warunków przewidzianych w przepisach danego kraju – np. braku wymaganych danych na fakturze, braku przypisania paliwa do konkretnego pojazdu, użycia niewłaściwej formy dokumentu lub niespełnienia kryteriów (np. pojazd poniżej 7,5 tony, brak rejestracji w systemie danego kraju). Najprościej: niekompletna i nieprawidłowa dokumentacja.

Drugą częstą przyczyną są różnice proceduralne między krajami, np.: brak wcześniejszej rejestracji, niespełnienie lokalnych wymogów (np. użycie odpowiednich kart paliwowych, terminów lub dokumentów) lub niespełnienie warunków technicznych, które powodują, że wniosek nie kwalifikuje się do zwrotu.

Karolina Styrcz i Katarzyna Hondowicz (Grupa Eurowag) potwierdzają, że przewoźnicy zwykle napotykają trudności związane z wymaganiami dokumentacyjnymi, różnicami proceduralnymi między krajami oraz długim czasem oczekiwania na decyzje urzędów. Najczęstsze wyzwania to przede wszystkim niekompletne lub błędne dokumenty, np. umowy leasingu bez numeru VIN czy brak podpisów, co prowadzi do opóźnień w procesie. Często pojawiają się również różnice formalne między państwami, takie jak konieczność posiadania numeru NIF w Hiszpanii i Belgii czy wymóg dostarczenia tłumaczeń przysięgłych umów leasingowych.

Przykładowo, firma korzystająca z pojazdów w leasingu otrzymała wezwanie z francuskiego urzędu do uzupełnienia brakujących podpisów w umowie. Mimo że pojazd był użytkowany prawidłowo, brak pieczęci leasingodawcy opóźnił wypłatę zwrotu o kilka miesięcy.

Przykład 2: Przewoźnik, który rozpoczął tankowania w Hiszpanii bez zarejestrowanego numeru NIF, mógł złożyć wniosek dopiero po uzyskaniu numeru podatkowego. W efekcie pierwszy zwrot został przesunięty o kilka miesięcy.

Nadi Kanaan (VAT Polska) twierdzi, że najczęstszą barierą jest brak czasu – procedury administracyjne wymagają licznych dokumentów i odpowiedzi na zapytania urzędów, co obciąża zespoły operacyjne firm transportowych.

Kolejnym wyzwaniem są bariery językowe oraz złożoność przepisów lokalnych, co może prowadzić do błędów, opóźnień, a nawet utraty części należnych środków.

Dorota Nowak (OnTurtle): – Z naszego doświadczenia wynika, że wyzwania, z jakimi borykają się przewoźnicy, mają charakter głównie administracyjny, ale mogą mieć również bezpośredni wpływ finansowy. Jednym z najczęstszych problemów jest nieprawidłowa lub niekompletna dokumentacja. Obejmuje to brakujące umowy własności pojazdu lub umowy leasingu, faktury wystawione na niewłaściwą nazwę firmy lub faktury, które nie identyfikują jednoznacznie pojazdu. W takich przypadkach roszczenia mogą zostać częściowo lub całkowicie odrzucone przez władze. Kolejny częsty problem dotyczy kwalifikowalności. Pojazdy o masie poniżej 7,5 tony lub paliwo, które nie kwalifikuje się jako olej napędowy dla profesjonalistów, są automatycznie wykluczane. Opóźniona rejestracja jest również kluczową kwestią. Jeśli firma nie zarejestruje się w odpowiednim urzędzie skarbowym na czas, może utracić możliwość wstecznego odzyskania podatku akcyzowego. Wreszcie, występują opóźnienia związane z przepływami pieniężnymi. W niektórych przypadkach zwroty mogą zostać wstrzymane, jeśli istnieją nieuregulowane faktury za paliwo, opłaty drogowe lub usługi windykacyjne.

W Transtax dowiadujemy się, że największe problemy i błędy, które pojawiają się w procesie odzyskiwania podatku akcyzowego przy składaniu wniosków do urzędu celnego danego kraju to m.in. wnioskowanie o zwrot akcyzy dla nieuprawnionego pojazdu; wysłanie wniosku bez wcześniejszego zarejestrowania firmy w tym kraju; tłumaczenie zbyt dużej ilości dokumentów, co naraża na niepotrzebne koszty za tłumaczenia przysięgłe; brak wymaganych dokumentów; przestrzeganie urzędowych terminów.

Marcin Wojcieszak (ZMPD) mówiąc o najczęstszych trudnościach wymienia niekompletną dokumentację pojazdów, brak ciągłości dokumentów przy leasingu lub najmie, niejasne prawo do użytkowania pojazdu w danym okresie i faktury bez wymaganych szczegółów.

Przykład z praktyki: Firma korzystała z pojazdu w leasingu, ale nie posiadała pełnej umowy lub aneksów obejmujących dany okres. W efekcie urząd zakwestionował część zwrotu, mimo że paliwo faktycznie zostało zużyte w działalności transportowej.

Powiązanie z narzędziami do zarządzania flotą

Jak wskazuje Sebastian Cimoch, wyróżnikiem oferty DKV Mobility jest powiązanie usług finansowych, takich jak zwrot akcyzy, z narzędziami do zarządzania flotą, co odpowiada trendowi cyfryzacji i upraszczania rozliczeń.

– Z perspektywy rynku widać, że firmy coraz częściej korzystają z rozwiązań systemowych i cyfrowych, które upraszczają proces gromadzenia i rozliczania danych, co wpisuje się w rosnącą rolę narzędzi wspierających kontrolę kosztów – mówi Sebastian Cimoch. – Rozwiązania oferowane przez DKV Mobility upraszczają cały proces, od gromadzenia danych, przez ich weryfikację, aż po rozliczenie. Integracja usług finansowych z narzędziami do zarządzania flotą pozwala ograniczyć obciążenie administracyjne po stronie przewoźnika i przyspieszyć odzyskiwanie środków.

Nie tylko znajomość przepisów

Jak zwraca uwagę Justyna Krysiak (E100), w przypadku akcyzy kluczowe znaczenie ma nie tylko znajomość przepisów, ale ich praktyczne zastosowanie w różnych krajach.

– E100 zapewnia bieżące dopasowanie procesu do lokalnych wymogów – mówi Justyna Krysiak. – Przykładowo uwzględnia obowiązek wcześniejszej rejestracji w systemach takich jak w Belgii i Hiszpanii (paliwo zakupione przed jej dokonaniem nie kwalifikuje się do zwrotu) oraz weryfikuje dokumenty pod kątem wymagań konkretnego państwa, co ogranicza ryzyko odrzucenia wniosku. Dodatkowo E100 przejmuje pełną obsługę procesu: od weryfikacji faktur i przypisania paliwa do pojazdów, przez przygotowanie i składanie wniosków, aż po kontakt z zagranicznymi urzędami. W praktyce oznacza to, że przewoźnik nie musi analizować przepisów ani zarządzać formalnościami, a jednocześnie ma pewność, że proces jest prowadzony zgodnie z aktualnymi wymaganiami.

Rachunki własne i firm trzecich

UTA Edenred oferuje możliwość zwrotu należnej części zagranicznej akcyzy za pośrednictwem partnerskiej firmy Edenred Finance. Rozliczenie należnej akcyzy zwróconej przez zagraniczne urzędy następuje co do zasady w standardowych fakturach UTA, co obniża ostateczne kwoty należne do zapłaty za usługi UTA Edenred. Wniosek o zwrot składany jest nie tylko na podstawie rachunków UTA, uwzględniane są również faktury firm trzecich.

T&M nr 4/2026

Tekst: Antoni Gostyński

Add comment

OBEJRZYJ ONLINE