VTS program prawny do wyliczania wynagrodzenia”
Czym się różni informatyczny program prawny od każdego innego oprogramowania wykorzystywanego w branży transportowj?Na rynku transportowym mamy kilka naprawdę interesujących oprogramowań służących do wyliczania: ewidencji, raportów naruszeń oraz wynagrodzeń.
Wiele z nich produkowanych jest od dawna i sądzę, że ich twórcom należy się uznanie i szacunek za niezwykłą innowacyjność oraz odwagę. W obecnych czasach nie da się realizować sprawnie transportu bez wykorzystania przedmiotowego oprogramowania.
Tak więc niemalże każdy pracodawca branży TSL zapewne zadawał sobie kiedyś pytanie: jak wybrać z najlepszych programów służących do wyliczania: ewidencji czasu pracy kierowców, raportów naruszeń, delegowania kierowców, wyliczenia wynagrodzenia i oskładkowania ZUS i US, wyliczenia ewidencji i płacy minimalnej państw zagranicznych? Czym się kierować podczas wybierania oprogramowania do rozliczania kierowców? Na te pytania odpowiem w niniejszym artykule. Odpowiedzi postaram się udzielić z uwzględnieniem kilku różnorodnych aspektów, wynikających z mojego wykształcenia prawniczego, a także dziesięcioletniego doświadczenia w roli producenta oprogramowania prawnego w firmach Invent Software s.c. i VTS Projesct Sp. z o.o. Łącznie wymyśliłem i wyprodukowałem ponad 10 autonomicznych aplikacji prawnych i rozbudowanych mikroserwisów informatycznych, z których dwie aplikacje (Silnik Prawny i VTS) otrzymały nagrodę za najbardziej innowacyjne rozwiązania w branży TSL lub w branży informatycznej (wyróżnienie od IBM). Można, więc powiedzieć, że pewne doświadczenie w przedmiotowym zakresie z całą pewnością posiadam i chętnie się nim z Państwem podzielę.
W branży TSL istnieje rosnące zapotrzebowanie na oprogramowanie prawne pozwalające na szybkie, pewne i bezpieczne dokumentowanie oraz rozliczanie dziesiątek różnorodnych operacji prawnych wywierających skutki biznesowe. I w tym momencie docieramy już na samym początku do istoty zagadnienia i kilku podstawowych kwestii….
KWESTIA PIERWSZA – ISTOTA PROGRAMU PRAWNEGO
Wykonanie operacji prawnych można powierzyć wyłącznie oprogramowaniu prawnemu, które mogą zaprojektować generalnie jedynie prawnicy. Niczym nieuzasadnione jest założenie, iż oprogramowanie prawne mogą stworzyć nie prawnicy. To tak jakby zakładać, że samolot mogą zaprojektować nie inżynierowie lotnictwa. Coś tam poleci w jakimś kierunku i nawet to coś może ładnie wyglądać…, ale na dłuższą metę musi skończyć się w wiadomy sposób. Dokładnie tak samo jest z oprogramowaniem, którego nie zaprojektowali prawnicy – może wyglądać ładnie, elegancko, funkcjonalnie…, ale co z tego skoro zastosowane w nim algorytmy nie są algorytmami prawnymi i co z tego, że są „ładne”, skoro nie odpowiadają zapisom z kodeksów, ustaw, rozporządzeń itp. Po co kierowcy rajdowemu nawet najszybszy samochód rajdowy, jeśli nie spełnia wymagań specyfikacji danego typu rajdu. Tak samo jest z programami – po co komuś program do wyliczania najkorzystniejszej wartości z ewidencji i kwoty wynagrodzenia, jeśli nie spełnia wymagań „specyfikacji” przepisów wynikających z przepisów?
Podzielę się z Państwem bardzo osobistym doświadczeniem. Otóż, kilka lat temu, gdy zacząłem pracę nad produkcją programu prawnego VTS służącego do rozliczania ewidencji, delegowania, wyliczania wynagrodzeń itp., moją ambicją było opracować takie algorytmy, które dadzą korzystniejszy finalny wynik finansowy dla firmy transportowej, czyli wygenerują zawsze niższe koszty obsługi zatrudnienia niż inne programy dostępne na rynku. Założyłem, że skoro jako prawnik wyśmienicie znam przepisy krajowego i międzynarodowego prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz przepisy delegowania, to stworzę oprogramowanie, które zgodnie z prawem zawsze będzie dawało pracodawcom finalnie większe oszczędności w stosunku do konkurencyjnych rozwiązań. I tu spotkało mnie pierwsze zaskoczenie… otóż okazało się, że gdy algorytmy oprogramowania prawnego rozliczającego ewidencję i wynagrodzenia są „złożone” dokładnie zgodnie z treścią uregulowań prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, to ich wartości, które generują za pomocą programu prawnego VTS, są często korzystniejsze dla kierowców. Nie zawsze tak jest, ale często wyniku nie da się już bardziej „podkręcić” na korzyść pracodawcy chyba, że złamiemy uregulowania prawa pracy. Nie o to, więc chodzi, żeby korzystać z programu dającego zawsze najkorzystniejsze wyniki, lecz takiego, który daje wyniki zgodne z prawem, czyli chodzi o to, aby skorzystać z oprogramowania prawnego.
Sztuka polega na tym, żeby wiedzieć, które świadczenia są prawidłowe i zgodne z prawem, aby nie nadpłacać jednych świadczeń i nie uszczuplać kierowcom innych. Musi to być rozwiązanie „biznesowe” i jednocześnie legalnie. Oprogramowanie prawne tym różni się od każdego innego, że będąc „złożonym” przez prawników, nie pozostawia złudnych nadziei pracodawcy na możliwość wyboru („włączenia”) opcji, które pomimo, że są korzystne finansowo to są z mocy prawa nielegalne. Mógłbym tu podać wiele takich przykładów, gdzie różne programy sugerują możliwość dokonania niedopuszczalnych prawem rozliczeń. Dlatego też wartości kwotowe, które wylicza program VTS, opracowany przez zespół naszych prawników z KPV, nie zawsze dają najkorzystniejsze wyniki, ale za to są one legalne i bezpieczne, jak przystało na program prawny.
KWESTIA DRUGA – ZGODNOŚĆ Z REGULAMINAMI
Oprogramowanie prawne musi być elastycznie dostosowane do uregulowań wewnątrzzakładowych. Oczywiste jest, że w ramach wewnątrzzakładowych źródeł (regulaminów pracy i wynagradzania) powinno uregulować się i doprecyzować łącznie około 80 instytucji prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. Niby każdy to wie, ale mało kto stosuje to z uwagi na wysoki poziom komplikacji zagadnienia. W konsekwencji wyniki obliczeń najróżniejszych programów najczęściej kompletnie nie pokrywają się z uregulowaniami wewnątrzzakładowymi, a więc są… nielegalne. Postanowiliśmy, więc całkowicie zmienić podejście w kwestii dostosowania oprogramowania do indywidualnych uregulowań wewnątrzzakładowych poszczególnych firm. Jak to osiągnęliśmy? Po pierwsze stworzyliśmy nasze oprogramowanie na platformie webowej (identycznej jak każda strona www) i dzięki temu to nie Państwo, lecz nasi prawnicy (z dowolnego miejsca na świecie) mogą dokonać dopasowania ustawień obowiązujących w Państwa firmie. Możliwe to jest w bardzo prosty sposób niezależnie, czy KPV, wykonuje dla Państwa całą usługę lub czy też wykonuje część usługi wspólnie z Państwem, lub czy też klient samodzielnie dokonuje obliczeń za pomocą naszego oprogramowania VTS. Niezależnie od przyjętego modelu obsługi, zawsze to prawnicy prawa pracy z KPV mogą w prosty sposób dokonać online dostosowania Państwa indywidualnych ustawień w naszym programie prawnym. Stanowi to ogromną wartość praktyczną, ponieważ pozwala wręcz natychmiast dostosować program prawny VTS do Państwa indywidualnych uregulowań wewnątrzzakładowych. Wartością dodaną takiego rozwiązania jest fakt, że prawnicy KPV mogą szybko i sprawnie przeprowadzić symulację korzystniejszych wariantów rozliczenia wynagrodzeń i zaproponować od razu szereg zmian w regulaminach.
KWESTIA TRZECIA – WYGODA
Nie ma wygodniejszej formy obsługi oprogramowania niż za pomocą platform www. Dlaczego? Ponieważ z oprogramowania można korzystać dosłownie na każdym komputerze, tablecie lub „smartfonie”. Wystarczy zaledwie login oraz hasło i klient ma dostęp z dowolnego miejsca na świecie do własnego centrum rozliczeniowego. Rozwiązanie to jest całkowicie wolne od niewygody instalacji oprogramowania na komputerze. Wiadomo, że czasami z powodów technologicznych, wręcz zupełnie niemożliwe jest zainstalowanie tradycyjnego oprogramowania na danym komputerze lub trwa to wiele dni. Zupełnie nie występuje zagadnienie nadawania kluczy dostępowych. Klient dostaje login oraz hasło i korzysta sobie wygodnie na takim sprzęcie komputerowym, który aktualnie ma „pod ręką”, bez konieczności instalowania czegokolwiek. Pełna wygoda i dostępność rozwiązania VTS daje pracodawcy ogromną swobodę pracy na naszym oprogramowaniu prawnym.
Powyższe aspekty pozwalają na lepsze i bardziej prawidłowe wykorzystanie zasobów osobowych i prawnych występujących w danym przedsiębiorstwie transportowym. Dlatego zachęcamy do skorzystania z oprogramowania prawnego VTS Project Sp. z o.o. i Kancelarii Prawnej Viggen sp.j. służącego do:
- wykonania raportów naruszeń norm z rozporządzenia 561/2006 WE;
- wykonania ewidencji czasu pracy (na zasadach polskiego prawa);
- wyliczenia świadczeń z tytułu podróży służbowej (diet i ryczałtów noclegowych);
- wyliczenia ewidencji w Niemczech i we Francji wraz z wyliczeniem „amplitudy” we Francji;
- optymalizacji zagospodarowania części świadczeń z tytułu podróży służbowych na poczet płacy minimalnej pracownika delegowanego do pracy poza granicami Polski;
- wyliczenia wynagrodzeń: polskiego, niemieckiego, francuskiego itp.;
- przygotowania dokumentacji w postaci list płac, dokumentów wynagrodzeniowych ZUS i US.
Zapraszamy do korzystania z rozwiązań oprogramowania prawnego VTS, zaprojektowanego przez prawników Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.
Istnieją trzy modele współpracy:
Model I: można samemu zakupić całe oprogramowanie i samodzielnie wykonywać wyliczenie wynagrodzeń i ewentualnie oddać się pod zdalny nadzór prawidłowości wykonywanych obliczeń (takie rozwiązanie umożliwia platforma www).
Model II: można otrzymać dostęp do części oprogramowania VTS i w pewnym zakresie samemu realizować wyliczenia, a w trudniejszej części powierzyć ich realizację prawnikom z Centrum Rozliczeń Wynagrodzeń Kancelarii Prawnej Viggen sp.j.
Model III: można w całości powierzyć wykonywanie rozliczeń prawnikom z Centrum Rozliczeń Wynagrodzeń Kancelarii Prawnej Viggen sp.j. i jednocześnie mieć wgląd (poprzez własne hasło i login) do metodyki obliczania wynagrodzeń w Państwa przedsiębiorstwie. Dzięki temu, pomimo że obliczenia są realizowane poza Państwa przedsiębiorstwem to nadal macie Państwo pełen wgląd w sposób dokonywania rozliczeń Państwa pracowników.
Dodatkowo, program VTS został „spięty” z oprogramowaniem „Przedstawiciel Zagraniczny” (jeszcze innej naszej spółki kapitałowej - Invent Software s.c.), dzięki czemu można automatycznie transmitować dokumenty ewidencyjne i wynagrodzeniowe bezpośrednio z programu VTS do programu „Przedstawiciel Zagraniczny”, co przekłada się na ogromną oszczędność czasu i pewność, że dokumenty znajdą się u przedstawiciela w przewidzianym czasie i zakresie. (Obecnie przedmiotowy moduł dostępny dla wybranych klientów w celach testowych).
Można już ponadto zasygnalizować, iż w ciągu najbliższych tygodni, gotowy będzie również moduł łączący oprogramowanie VTS z programem „Wirtualny Audytor” lub usługą „Silnik Prawny”, a także programem „Przedstawiciel Zagraniczny”. Oznacza to w praktyce, że klient korzystający z różnych programów wyprodukowanych przez spółki grupy kapitałowej Kancelarii Prawnej Viggen sp.j., będzie mógł dokonywać automatycznej transmisji danych pomiędzy programami, co pozwoli na uniknięcie konieczności wielokrotnego wprowadzania np.: danych osobowych, kart kierowców, pojazdów i niektórych danych oraz ustawień firmy transportowej. Przełoży się to na bezpieczeństwo, szybkość i wygodę Państwa obsługi.
Powyższe rozwiązania sprawiają, że VTS jest obecnie najnowocześniejszym sposobem świadczenia wyspecjalizowanych usług prawnych w Polsce i Europie.
Mariusz Miąsko
Prezes Zarządu VTS Project Sp. z o.o.
Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.).
Add comment